Muat turun salinan dokumen Dasar Privasi kami:
Equipmake Limited, sebuah syarikat berdaftar di England dan Wales di bawah nombor 03402844, Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU. (dirujuk sebagai “kami”, “kita”, atau “milik kami”) komited untuk melindungi privasi dan keselamatan semua maklumat yang kami simpan. Adalah sangat penting bagi kami untuk memastikan maklumat peribadi yang anda berikan kepada kami dilayan dengan penuh hormat dan hak privasi data anda dijaga.
Dasar Privasi kami menerangkan bagaimana maklumat peribadi tentang anda mungkin dikumpul, apa yang kami lakukan dengan data anda, langkah-langkah yang kami ambil untuk memastikan ia selamat, serta hak dan pilihan yang anda ada ke atas maklumat peribadi tersebut. Notis ini terpakai kepada data peribadi semua pekerja, pencari kerja, kontraktor, pelanggan dan pembekal serta orang lain yang butirannya kami perlu proses dalam menjalankan perniagaan kami.
Dalam menjalankan perniagaan kami dan sebagai majikan, kami akan memproses maklumat peribadi anda sama ada sebagai Pemproses Data atau Pengawal Data, pada setiap masa selaras dengan dan tertakluk kepada undang-undang Perlindungan Data UK semasa.
1. Apakah maklumat peribadi?
Di bawah peraturan Perlindungan Data semasa, “maklumat peribadi” bermaksud maklumat yang berkaitan dengan individu yang telah dikenal pasti atau boleh dikenal pasti.
Maklumat peribadi yang mendedahkan asal kaum atau etnik, pendapat politik, kepercayaan agama, kepercayaan falsafah atau keahlian kesatuan sekerja, data genetik dan biometrik, atau data yang berkaitan dengan kesihatan, kehidupan seks atau orientasi seksual adalah “maklumat peribadi kategori khas”.
2. Cara kami menggunakan maklumat peribadi
Di bawah undang-undang perlindungan data, kami hanya boleh menggunakan maklumat peribadi anda jika kami mempunyai alasan yang sah untuk berbuat demikian. Ini boleh berupa:
• Untuk mematuhi kewajipan undang-undang dan peraturan kami; atau,
• Untuk pelaksanaan kontrak kami dengan anda atau untuk mengambil langkah atas permintaan anda sebelum memasuki kontrak; atau,
• Untuk kepentingan sah kami atau pihak ketiga. Kepentingan sah adalah apabila kami mempunyai alasan perniagaan atau komersial untuk menggunakan maklumat anda, selagi ia tidak diatasi oleh hak dan kepentingan anda sendiri; atau,
• Di mana anda telah memberi persetujuan.
3. Cara kami mengumpul maklumat peribadi
Kami akan mengumpul maklumat peribadi secara langsung daripada anda secara bersemuka, melalui telefon, SMS atau e-mel. Kami juga mungkin mengumpul maklumat daripada sumber yang boleh diakses oleh umum, atau terus daripada pihak ketiga, atau daripada pihak ketiga dengan kebenaran anda, daripada kuki di laman web kami, atau daripada sistem IT kami, termasuk rangkaian dan sambungan komputer, sistem CCTV dan kawalan akses, sistem komunikasi, e-mel dan sistem pesanan segera.
4. Maklumat peribadi yang kami kumpulkan dan kebenaran sah kami sebab melakukan demikian
Kami hanya akan mengumpul maklumat yang kami tahu akan benar-benar digunakan dan yang kami mempunyai alasan sah untuk memproses data tersebut. Maklumat peribadi diperlukan untuk menyediakan produk dan/atau perkhidmatan kami kepada anda, atau untuk tujuan pengambilan atau pekerjaan. Jika anda tidak memberikan maklumat peribadi yang kami minta, ia mungkin menangguhkan atau menghalang kami daripada melakukannya secara sah atau cekap.
Jenis maklumat yang mungkin kami kumpulkan dan gunakan termasuk:
Untuk pencari kerja
• Nama dan maklumat hubungan anda, termasuk alamat e-mel dan nombor telefon
• Imej anda, termasuk sebarang bahan media sosial awam
• Maklumat untuk membolehkan kami menyemak dan mengesahkan identiti dan status imigresen anda, yang mungkin termasuk kewarganegaraan, sijil kelahiran/pasport/maklumat visa, atau kad pengenalan.
• Pendidikan, kelayakan, sijil, dan sejarah pekerjaan
• Apabila ia diperlukan untuk kerja ini, Lesen Memandu anda
• Butiran mengenai apa-apa sabitan yang belum luput, atau sabitan yang telah luput di mana anda dikehendaki menyatakannya untuk peranan khusus yang anda mohon
• Maklumat perhubungan pihak ketiga, khususnya butiran penjamin anda
• Kami juga mungkin mengumpul maklumat lain mengenai anda yang tidak dianggap sebagai “maklumat peribadi” di bawah peraturan, seperti:
Maklumat gaji dan faedah, serta jangkaan anda mengenai sebarang pakej gaji masa depan.
o Aktiviti gaya hidup/rekreasi
Asas sah kami untuk menggunakan data ini ialah:
• Untuk mematuhi kewajipan undang-undang, menjalankan semakan untuk mengenal pasti dan mengesahkan identiti anda serta memeriksa hak anda untuk bekerja di UK
• Demi kepentingan sah kami, dalam menilai kesesuaian anda untuk pekerjaan dan dalam mengambil langkah untuk memeterai kontrak
• Pemprosesan lain yang diperlukan untuk mematuhi kewajipan profesional, undang-undang, dan peraturan yang terpakai kepada perniagaan kami dan permohonan anda untuk bekerja
Untuk pekerja
• Selain maklumat yang kami peroleh untuk pencari kerja, kami juga akan mengumpul butiran anda
status perkahwinan/keluarga, jantina, dan tarikh lahir/umur
• Butiran ketidakhadiran dan maklumat kesihatan/kebugaran anda, termasuk sama ada anda mempunyai kecacatan
• Nombor Insurans Kebangsaan dan rekod cukai • Maklumat hubungan pihak ketiga, khususnya kenalan kecemasan anda
• Maklumat kontrak pekerjaan anda, termasuk butiran gaji anda, faedah, skim saham, dan susunan pencen
• Keahlian kesatuan sekerja anda, jika berkenaan
• Maklumat mengenai penggunaan anda terhadap sistem IT, komunikasi dan sistem lain kami, serta maklumat pemantauan lain
• Kami juga mungkin mengumpul maklumat lain tentang anda yang tidak dianggap sebagai “maklumat peribadi” di bawah peraturan, seperti
o Nota mesyuarat, surat-menyurat, nota perbualan semasa, penilaian, dan rekod prestasi/hasil kerja lain
o Rekod aduan dan tatatertib anda
o Butiran bank
Asas sah kami untuk menggunakan data ini ialah:
• Untuk mematuhi kewajipan undang-undang, menjalankan semakan untuk mengenal pasti dan mengesahkan identiti anda dan mengekalkan rekod yang mengesahkan hak berterusan anda untuk bekerja di UK
• Demi kepentingan sah kami, dalam menilai kesesuaian anda untuk pekerjaan dan dalam mengambil langkah untuk memeterai kontrak
• Pemprosesan lain yang diperlukan untuk mematuhi kewajipan profesional, undang-undang, dan peraturan yang terpakai kepada perniagaan kami dan permohonan anda untuk bekerja
• Untuk pelaksanaan kontrak dengan anda, sebagai majikan anda
• Pemprosesan lain yang diperlukan untuk mematuhi kewajipan profesional, undang-undang, dan peraturan yang terpakai kepada perniagaan kami dan pekerjaan anda
• Untuk kepentingan sah kami bagi tujuan operasi, termasuk latihan
• Analisis statistik untuk membantu kami mengurus perniagaan kami dan penyempurnaan penyata statutori
• Memastikan amalan kerja yang selamat, pentadbiran kakitangan dan penilaian
Alasan yang disenaraikan di atas tidak terpakai kepada maklumat peribadi kategori khas, yang hanya akan kami proses dengan persetujuan nyata anda.
Untuk kontraktor, pelanggan, dan pembekal
• Butiran peribadi kakitangan atau wakil anda, seperti nama, jawatan dalam organisasi anda dan maklumat hubungan, termasuk alamat e-mel dan nombor telefon
• Gambar kakitangan atau wakil anda
• Kami juga mungkin mengumpul maklumat lain mengenai anda yang tidak dianggap sebagai “maklumat peribadi” di bawah peraturan, seperti
o Butiran syarikat anda
o Maklumat untuk membolehkan kami menjalankan semakan kredit atau semakan kewangan lain ke atas organisasi anda
Asas sah kami untuk menggunakan data ini ialah:
• Untuk kepentingan sah kami dalam menyediakan produk dan/atau perkhidmatan kepada anda dan/atau dalam menjalankan perniagaan dengan anda
• Untuk mencegah dan mengesan penipuan terhadap anda atau kami
• Melakukan semakan untuk mengenal pasti pelanggan kami dan mengesahkan identiti mereka
• Pemprosesan lain yang diperlukan untuk mematuhi kewajipan profesional, undang-undang dan peraturan yang terpakai kepada perniagaan kami
• Mencegah akses dan pengubahsuaian sistem tanpa kebenaran
• Mengemas kini rekod pelanggan
• Memasarkan perkhidmatan kami atau komunikasi promosi*
• Semakan rujukan kredit melalui agensi rujukan kredit luaran
Kami mungkin menggunakan maklumat peribadi anda untuk menghantar kemas kini (melalui e-mel, mesej teks, telefon, atau pos) mengenai produk dan/atau perkhidmatan kami. Kami mempunyai kepentingan sah dalam memproses maklumat peribadi anda untuk tujuan pemasaran atau promosi, jadi biasanya kami tidak memerlukan persetujuan anda. Walau bagaimanapun, apabila persetujuan diperlukan, kami akan memintanya secara berasingan dan dengan jelas.
Anda berhak menolak untuk menerima komunikasi pemasaran atau promosi daripada kami pada bila-bila masa.
Kami mungkin meminta anda mengesahkan atau mengemas kini pilihan pemasaran anda jika anda mengarahkan kami menyediakan produk dan/atau perkhidmatan selanjutnya pada masa hadapan, atau jika terdapat perubahan dalam undang-undang, peraturan, atau struktur perniagaan kami.
5. Cara kami berkongsi maklumat peribadi
Kami akan berkongsi maklumat peribadi dengan:
• Pihak ketiga yang kami gunakan untuk membantu menyampaikan produk dan/atau perkhidmatan kami kepada anda, seperti penyedia perkhidmatan pembayaran, gudang, dan syarikat penghantaran
• Pihak ketiga lain yang kami gunakan untuk membantu kami menjalankan perniagaan kami
• Pihak ketiga yang diluluskan oleh anda, seperti laman media sosial yang anda pilih untuk dihubungkan dengan akaun anda atau penyedia pembayaran pihak ketiga
• Agensi rujukan kredit
• Penanggung insurans dan broker kami
• Bank kami;
Kami hanya membenarkan penyedia perkhidmatan kami mengendalikan maklumat peribadi anda jika kami berpuas hati bahawa mereka mengambil langkah-langkah yang sesuai untuk melindungi maklumat peribadi anda. Kami juga mengenakan kewajipan kontrak ke atas penyedia perkhidmatan yang kami kongsikan data anda dengannya untuk memastikan mereka hanya boleh menggunakan maklumat peribadi anda untuk menyediakan perkhidmatan kepada kami dan kepada anda.
Kami mungkin mendedahkan dan bertukar maklumat dengan agensi penguatkuasaan undang-undang dan badan pengawalseliaan untuk mematuhi kewajipan undang-undang dan pengawalseliaan kami.
6. Di mana kami menyimpan maklumat peribadi
Maklumat mungkin disimpan di pejabat kami, agensi pihak ketiga, penyedia perkhidmatan, wakil, ejen.
Sesetengah pihak ketiga ini mungkin berpangkalan di luar Kawasan Ekonomi Eropah.
7. Tempoh kami menyimpan maklumat peribadi
Kami akan menyimpan maklumat peribadi anda selagi kami menyediakan produk dan/atau perkhidmatan kepada anda, atau semasa proses pengambilan dan, jika sesuai, sepanjang tempoh pekerjaan anda. Selepas itu, kami akan menyimpan maklumat peribadi anda selama yang diperlukan untuk mematuhi keperluan undang-undang, untuk menjawab sebarang pertanyaan, aduan atau tuntutan yang dibuat oleh anda atau bagi pihak anda; untuk menunjukkan bahawa kami telah melayan anda dengan adil, dan untuk mengekalkan rekod yang dikehendaki oleh undang-undang.
Kami tidak akan menyimpan maklumat peribadi anda lebih lama daripada yang diperlukan untuk tujuan yang dinyatakan dalam Notis ini.
8. Cara kami memastikan maklumat peribadi selamat
Kami mempunyai langkah keselamatan yang sesuai untuk mencegah maklumat peribadi daripada hilang, digunakan atau diakses secara tidak sah. Hanya mereka yang mempunyai keperluan perniagaan yang sah untuk mengakses maklumat peribadi dapat melihatnya. Mereka yang memproses maklumat anda akan melakukannya hanya dengan cara yang dibenarkan dan tertakluk kepada kewajipan kerahsiaan.
Kami menggunakan langkah keselamatan teknikal yang sesuai termasuk penyulitan ketat, penyeragaman dan teknik arkib untuk melindungi maklumat anda di semua sistem komputer, rangkaian, laman web, aplikasi mudah alih dan pejabat kami.
Kami tidak akan pernah meminta kata laluan anda, dan kami juga tidak akan memasukkan nombor akaun atau kata laluan anda ke dalam e-mel atau selepas mengikuti pautan daripada e-mel.
Semua bahan elektronik disandarkan setiap hari dan rekod salinan keras disimpan dalam kabinet berkunci yang selamat.
Kami juga mempunyai prosedur untuk menangani kecurigaan pelanggaran keselamatan data. Kami akan memaklumkan anda dan mana-mana pengawal selia yang berkenaan mengenai kecurigaan pelanggaran keselamatan data apabila kami diwajibkan berbuat demikian oleh undang-undang.
9. Pemindahan maklumat peribadi keluar dari UK
Kami tidak akan berkongsi maklumat peribadi anda di luar UK. 10. Hak anda di bawah undang-undang perlindungan data
Anda mempunyai hak-hak berikut di bawah undang-undang perlindungan data:
• Hak untuk diberikan salinan maklumat peribadi anda (hak akses)
Jika anda membuat Permintaan Akses Subjek Data di bawah hak akses anda, sila ambil perhatian bahawa kami mungkin meminta maklumat tambahan untuk mengesahkan identiti anda dan memberikan butiran lanjut mengenai permintaan anda sebelum kami memprosesnya. Jika kami dibenarkan berbuat demikian oleh undang-undang, kami mungkin menolak permintaan anda, dan dalam hal ini kami akan menerangkan sebabnya kepada anda.
• Hak untuk menuntut kami membetulkan sebarang kesilapan dalam maklumat peribadi anda
Anda boleh meminta kami membetulkan sebarang maklumat tepat yang kami simpan. Apabila sesuai, kami akan memberitahu anda pihak ketiga mana yang telah kami dedahkan data peribadi yang tidak tepat atau tidak lengkap, supaya anda boleh mengambil tindakan untuk memaklumkan mereka tentang sebarang pembetulan jika anda memerlukannya.
• Hak untuk menuntut kami memadam maklumat peribadi anda dalam keadaan tertentu
Apabila kami bersetuju dengan permintaan tersebut, kami akan memadam data anda dengan selamat tetapi secara amnya kami akan menganggap bahawa anda lebih suka kami menyimpan catatan nama dan tarikh lahir anda dalam daftar individu yang tidak ingin dihubungi (ini bertujuan untuk meminimumkan sebarang kemungkinan kami terus mengumpul data tentang anda). Jika anda tidak bersetuju kami menyimpan nama dan tarikh lahir anda untuk tujuan ini, anda bebas menulis kepada kami, seperti yang dinyatakan di bawah, untuk memberitahu kami
• Hak untuk menuntut kami mengehadkan pemprosesan maklumat peribadi anda dalam keadaan tertentu
Hak anda terpakai sekiranya anda mempertikaikan ketepatan data peribadi anda atau anda membantah pemprosesan data peribadi anda oleh kami atas dasar kepentingan sah kami atau jika anda menganggap pemprosesan data anda oleh kami tidak sah.
• Hak untuk menerima maklumat peribadi yang anda berikan kepada kami, dalam format berstruktur, biasa digunakan dan boleh dibaca oleh mesin dan/atau memindahkan data tersebut kepada pihak ketiga dalam keadaan tertentu
Hak ini hanya terpakai sekiranya data peribadi anda telah diberikan kepada kami oleh anda, telah diproses secara automatik, dan telah diproses oleh kami berdasarkan persetujuan anda atau untuk memenuhi keperluan kontrak.
• Hak untuk membantah pada bila-bila masa pemprosesan maklumat peribadi anda untuk pemasaran langsung (termasuk penyusunan profil); dan dalam situasi tertentu lain terhadap pemprosesan maklumat peribadi anda yang berterusan
Secara amnya, kami hanya akan tidak bersetuju dengan anda jika beberapa syarat terhad tertentu terpakai, iaitu apabila kami dapat menunjukkan alasan kukuh untuk memproses yang mengatasi kepentingan anda, atau apabila kami memproses data anda untuk penubuhan, pelaksanaan, atau pembelaan tuntutan undang-undang.
• Hak untuk tidak tertakluk kepada pembuatan keputusan automatik secara individu
Walaupun kami mengkategorikan rekod kami mengikut cara kami mengurus perniagaan kami, dan kami mungkin menilai kumpulan individu berdasarkan kategori tersebut, tiada satu pun aktiviti ini melibatkan alat membuat keputusan automatik – sentiasa terdapat interaksi dan/atau campur tangan manusia dalam proses tersebut.
Sekiranya anda ingin menggunakan mana-mana hak anda, sila hubungi kami di alamat di bawah.
11. Cara menghubungi kami
Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan atau kebimbangan mengenai penggunaan maklumat peribadi, sila hubungi Equipmake di Tel: 01953 661200, Emel: enquires@equipmake.co.uk atau melalui pos ke Equipmake Ltd, Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU.
12. Cara membuat aduan
Kami berharap kami dapat menyelesaikan sebarang pertanyaan atau kebimbangan yang mungkin anda ada mengenai penggunaan maklumat anda. Anda juga boleh mengemukakan sebarang kebimbangan kepada Pesuruhjaya Maklumat UK di 0303 123 1113 atau melawat laman web mereka: https://ico.org.uk/concerns
