Tải xuống bản sao của các tài liệu Chính sách Bảo mật của chúng tôi:
Equipmake Limited, một công ty được đăng ký tại Anh và xứ Wales với số đăng ký 03402844, có trụ sở tại Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU. (được gọi là “chúng tôi”, “của chúng tôi” hoặc “của chúng tôi”) cam kết bảo vệ quyền riêng tư và an toàn của tất cả thông tin mà chúng tôi nắm giữ. Đối với chúng tôi, việc đảm bảo rằng thông tin cá nhân mà bạn cung cấp cho chúng tôi được xử lý với sự tôn trọng cao nhất và quyền riêng tư dữ liệu của bạn được bảo vệ là vô cùng quan trọng.
Chính sách Bảo mật của chúng tôi giải thích cách thông tin cá nhân của bạn có thể được thu thập, cách chúng tôi sử dụng dữ liệu của bạn, các biện pháp chúng tôi thực hiện để bảo vệ nó, cũng như các quyền và lựa chọn của bạn đối với thông tin cá nhân đó. Thông báo này áp dụng cho dữ liệu cá nhân của tất cả nhân viên, ứng viên, nhà thầu, khách hàng, nhà cung cấp và các cá nhân khác mà chúng tôi cần xử lý thông tin trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh của mình.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh và với tư cách là nhà tuyển dụng, chúng tôi sẽ xử lý thông tin cá nhân của bạn với tư cách là Bên xử lý dữ liệu hoặc Bên kiểm soát dữ liệu, luôn tuân thủ và chịu sự điều chỉnh của các quy định bảo vệ dữ liệu hiện hành của Vương quốc Anh.
1. Thông tin cá nhân là gì?
Theo quy định hiện hành về Bảo vệ Dữ liệu, “thông tin cá nhân” là thông tin liên quan đến một cá nhân đã được xác định hoặc có thể xác định được.
Thông tin cá nhân tiết lộ nguồn gốc chủng tộc hoặc dân tộc, quan điểm chính trị, tín ngưỡng tôn giáo, quan điểm triết học hoặc tư cách thành viên của công đoàn, dữ liệu di truyền và sinh trắc học, hoặc dữ liệu liên quan đến sức khỏe, đời sống tình dục hoặc xu hướng tình dục được coi là “thông tin cá nhân thuộc danh mục đặc biệt”.
2. Cách chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân
Theo luật bảo vệ dữ liệu, chúng tôi chỉ có thể sử dụng thông tin cá nhân của bạn nếu có lý do hợp pháp để làm điều đó. Điều này có thể là:
• Để tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và quy định của chúng tôi; hoặc,
• Để thực hiện hợp đồng của chúng tôi với bạn hoặc để thực hiện các bước theo yêu cầu của bạn trước khi ký kết hợp đồng; hoặc,
• Vì lợi ích hợp pháp của chúng tôi hoặc của bên thứ ba. Lợi ích hợp pháp là khi chúng tôi có lý do kinh doanh hoặc thương mại để sử dụng thông tin của bạn, miễn là điều này không làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của bạn; hoặc,
• Nơi bạn đã đồng ý.
3. Cách chúng tôi thu thập thông tin cá nhân
Chúng tôi sẽ thu thập thông tin cá nhân trực tiếp từ bạn thông qua các hình thức sau: gặp mặt trực tiếp, điện thoại, tin nhắn văn bản hoặc email. Chúng tôi cũng có thể thu thập thông tin từ các nguồn công khai, hoặc trực tiếp từ bên thứ ba, hoặc từ bên thứ ba với sự đồng ý của bạn, từ cookie trên trang web của chúng tôi, hoặc từ hệ thống công nghệ thông tin của chúng tôi, bao gồm mạng máy tính và kết nối, hệ thống camera giám sát (CCTV) và kiểm soát truy cập, hệ thống truyền thông, hệ thống email và nhắn tin tức thời.
4. Thông tin cá nhân mà chúng tôi thu thập và cơ sở pháp lý của chúng tôi Lý do thực hiện việc đó
Chúng tôi chỉ thu thập thông tin mà chúng tôi biết chắc chắn sẽ sử dụng và có cơ sở pháp lý để xử lý dữ liệu đó. Thông tin cá nhân là cần thiết để cung cấp cho bạn các sản phẩm và/hoặc dịch vụ của chúng tôi, hoặc cho mục đích tuyển dụng hoặc việc làm. Nếu bạn không cung cấp thông tin cá nhân mà chúng tôi yêu cầu, điều này có thể làm chậm trễ hoặc ngăn cản chúng tôi thực hiện việc đó một cách hợp pháp hoặc hiệu quả.
Loại thông tin mà chúng tôi có thể thu thập và sử dụng bao gồm:
Đối với người tìm việc
• Tên và thông tin liên hệ của bạn, bao gồm địa chỉ email và số điện thoại.
• Hình ảnh của bạn, bao gồm cả nội dung trên các nền tảng mạng xã hội công khai.
• Thông tin để chúng tôi có thể kiểm tra và xác minh danh tính và tình trạng nhập cư của bạn, bao gồm quốc tịch, giấy khai sinh/hộ chiếu/thông tin visa hoặc thẻ căn cước.
• Trình độ học vấn, bằng cấp, chứng chỉ và lịch sử công tác
• Trong trường hợp bằng lái xe là yêu cầu của công việc, bằng lái xe của bạn.
• Chi tiết về các bản án chưa được xóa án tích, hoặc các bản án đã được xóa án tích nhưng bạn phải khai báo trong trường hợp ứng tuyển vào các vị trí cụ thể.
• Thông tin liên hệ của bên thứ ba, cụ thể là thông tin người giới thiệu của bạn.
• Chúng tôi cũng có thể thu thập các thông tin khác về bạn mà không được coi là “thông tin cá nhân” theo quy định, chẳng hạn như:
Thông tin về lương và phúc lợi, cùng với kỳ vọng của bạn về gói lương trong tương lai.
o Phong cách sống/hoạt động giải trí
Lý do hợp pháp của chúng tôi khi sử dụng dữ liệu này là:
• Để tuân thủ nghĩa vụ pháp lý, thực hiện các kiểm tra để xác định và xác minh danh tính của bạn và kiểm tra quyền làm việc của bạn tại Vương quốc Anh.
• Để phục vụ cho lợi ích hợp pháp của chúng tôi, trong việc đánh giá sự phù hợp của bạn cho vị trí công việc và trong việc thực hiện các bước để ký kết hợp đồng.
• Các hoạt động xử lý khác cần thiết để tuân thủ các nghĩa vụ chuyên môn, pháp lý và quy định áp dụng cho hoạt động kinh doanh của chúng tôi và đơn xin việc của bạn.
Đối với nhân viên
• Ngoài thông tin chúng tôi thu thập cho người tìm việc, chúng tôi cũng sẽ thu thập chi tiết về bạn.
Tình trạng hôn nhân/gia đình, giới tính và ngày sinh/tuổi
• Chi tiết về các trường hợp vắng mặt và thông tin về sức khỏe/thể lực của bạn, bao gồm cả việc bạn có khuyết tật hay không.
• Số bảo hiểm xã hội và hồ sơ thuế • Thông tin liên hệ của bên thứ ba, cụ thể là các liên hệ khẩn cấp của bạn
• Thông tin hợp đồng lao động của bạn, bao gồm chi tiết về lương, phúc lợi, chương trình cổ phần, và các thỏa thuận hưu trí.
• Thành viên công đoàn của bạn (nếu có)
• Thông tin về việc sử dụng các hệ thống công nghệ thông tin, truyền thông và các hệ thống khác của bạn, cùng với các thông tin giám sát khác.
• Chúng tôi cũng có thể thu thập các thông tin khác về bạn mà không được coi là “thông tin cá nhân” theo quy định, chẳng hạn như:
o Biên bản cuộc họp, thư từ, ghi chép đồng thời về các cuộc trò chuyện, đánh giá và các tài liệu khác liên quan đến hiệu suất làm việc/kết quả công việc.
o Hồ sơ khiếu nại và kỷ luật của bạn
o Thông tin tài khoản ngân hàng
Lý do hợp pháp của chúng tôi khi sử dụng dữ liệu này là:
• Để tuân thủ nghĩa vụ pháp lý, thực hiện các kiểm tra để xác định và xác minh danh tính của bạn và lưu giữ hồ sơ xác nhận quyền làm việc tiếp tục của bạn tại Vương quốc Anh.
• Để phục vụ cho lợi ích hợp pháp của chúng tôi, trong việc đánh giá sự phù hợp của bạn cho vị trí công việc và trong việc thực hiện các bước để ký kết hợp đồng.
• Các hoạt động xử lý khác cần thiết để tuân thủ các nghĩa vụ chuyên môn, pháp lý và quy định áp dụng cho hoạt động kinh doanh của chúng tôi và đơn xin việc của bạn.
• Để thực hiện hợp đồng với bạn, với tư cách là người sử dụng lao động của bạn.
• Các hoạt động xử lý khác cần thiết để tuân thủ các nghĩa vụ chuyên môn, pháp lý và quy định áp dụng cho hoạt động kinh doanh của chúng tôi và việc làm của bạn.
• Vì lợi ích hợp pháp của chúng tôi vì lý do hoạt động, bao gồm đào tạo.
• Phân tích thống kê để hỗ trợ quản lý hoạt động kinh doanh và hoàn thành các báo cáo pháp lý.
• Đảm bảo các quy trình làm việc an toàn, quản lý nhân sự và đánh giá.
Các lý do nêu trên không áp dụng đối với thông tin cá nhân thuộc danh mục đặc biệt, mà chúng tôi chỉ xử lý với sự đồng ý rõ ràng của bạn.
Đối với nhà thầu, khách hàng và nhà cung cấp
• Thông tin cá nhân của nhân viên hoặc đại diện của quý công ty, bao gồm tên, chức vụ trong tổ chức và thông tin liên hệ, bao gồm địa chỉ email và số điện thoại.
• Hình ảnh của nhân viên hoặc đại diện của quý công ty
• Chúng tôi cũng có thể thu thập các thông tin khác về bạn mà không được coi là “thông tin cá nhân” theo quy định, chẳng hạn như:
o Thông tin chi tiết về công ty của bạn
Thông tin để chúng tôi có thể thực hiện các kiểm tra tín dụng hoặc các kiểm tra tài chính khác đối với tổ chức của quý vị.
Lý do hợp pháp của chúng tôi khi sử dụng dữ liệu này là:
• Để phục vụ lợi ích hợp pháp của chúng tôi trong việc cung cấp cho bạn các sản phẩm và/hoặc dịch vụ và/hoặc trong việc tiến hành hoạt động kinh doanh với bạn.
• Để phòng ngừa và phát hiện gian lận đối với bạn hoặc chúng tôi.
• Thực hiện các kiểm tra để xác định khách hàng của chúng tôi và xác minh danh tính của họ.
• Các hoạt động xử lý khác cần thiết để tuân thủ các nghĩa vụ chuyên môn, pháp lý và quy định áp dụng đối với hoạt động kinh doanh của chúng tôi.
• Ngăn chặn truy cập và sửa đổi trái phép vào hệ thống.
• Cập nhật hồ sơ khách hàng
• Quảng bá dịch vụ của chúng tôi hoặc các thông điệp quảng cáo*
• Kiểm tra thông tin tín dụng thông qua các cơ quan kiểm tra tín dụng bên ngoài.
*Chúng tôi có thể sử dụng thông tin cá nhân của bạn để gửi cho bạn các cập nhật (qua email, tin nhắn văn bản, điện thoại hoặc bưu điện) về sản phẩm và/hoặc dịch vụ của chúng tôi. Chúng tôi có lợi ích hợp pháp trong việc xử lý thông tin cá nhân của bạn cho mục đích tiếp thị hoặc quảng cáo, do đó chúng tôi thường không cần sự đồng ý của bạn. Tuy nhiên, trong trường hợp cần sự đồng ý, chúng tôi sẽ yêu cầu sự đồng ý một cách riêng biệt và rõ ràng.
Bạn có quyền từ chối nhận các thông tin tiếp thị hoặc quảng cáo từ chúng tôi bất cứ lúc nào.
Chúng tôi có thể yêu cầu bạn xác nhận hoặc cập nhật sở thích tiếp thị của mình nếu bạn yêu cầu chúng tôi cung cấp các sản phẩm và/hoặc dịch vụ bổ sung trong tương lai, hoặc nếu có sự thay đổi trong luật, quy định hoặc cấu trúc kinh doanh của chúng tôi.
5. Cách chúng tôi chia sẻ thông tin cá nhân
Chúng tôi sẽ chia sẻ thông tin cá nhân với:
• Các bên thứ ba mà chúng tôi sử dụng để hỗ trợ việc cung cấp sản phẩm và/hoặc dịch vụ cho quý khách, bao gồm các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán, kho hàng và công ty vận chuyển.
• Các bên thứ ba khác mà chúng tôi sử dụng để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của mình.
• Các bên thứ ba được bạn chấp thuận, chẳng hạn như các trang mạng xã hội mà bạn chọn liên kết tài khoản của mình hoặc các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán của bên thứ ba.
• Các cơ quan tham chiếu tín dụng
• Các công ty bảo hiểm và đại lý bảo hiểm của chúng tôi
• Ngân hàng của chúng tôi;
Chúng tôi chỉ cho phép các nhà cung cấp dịch vụ của mình xử lý thông tin cá nhân của bạn nếu chúng tôi xác nhận rằng họ đã áp dụng các biện pháp phù hợp để bảo vệ thông tin cá nhân của bạn. Chúng tôi cũng áp đặt các nghĩa vụ hợp đồng đối với các nhà cung cấp dịch vụ mà chúng tôi có thể chia sẻ dữ liệu của bạn để đảm bảo rằng họ chỉ được sử dụng thông tin cá nhân của bạn để cung cấp dịch vụ cho chúng tôi và cho bạn.
Chúng tôi có thể tiết lộ và chia sẻ thông tin với các cơ quan thực thi pháp luật và cơ quan quản lý để tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và quy định của chúng tôi.
6. Nơi chúng tôi lưu trữ thông tin cá nhân
Thông tin có thể được lưu trữ tại văn phòng của chúng tôi, các cơ quan bên thứ ba, nhà cung cấp dịch vụ, đại diện, hoặc đại lý.
Một số bên thứ ba trong số này có thể có trụ sở ngoài Khu vực Kinh tế Châu Âu.
7. Thời gian chúng tôi lưu trữ thông tin cá nhân
Chúng tôi sẽ lưu trữ thông tin cá nhân của bạn trong suốt thời gian cung cấp sản phẩm và/hoặc dịch vụ cho bạn, hoặc trong quá trình tuyển dụng và, nếu phù hợp, trong thời gian bạn làm việc tại công ty. Sau đó, chúng tôi sẽ lưu trữ thông tin cá nhân của bạn trong thời gian cần thiết để tuân thủ các yêu cầu pháp lý, để trả lời bất kỳ câu hỏi, khiếu nại hoặc yêu cầu nào do bạn hoặc đại diện của bạn đưa ra; để chứng minh rằng chúng tôi đã đối xử công bằng với bạn, và để lưu giữ các hồ sơ theo yêu cầu của pháp luật.
Chúng tôi sẽ không lưu trữ thông tin cá nhân của bạn lâu hơn mức cần thiết cho các mục đích được nêu trong Thông báo này.
8. Cách chúng tôi bảo vệ thông tin cá nhân
Chúng tôi đã áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp để ngăn chặn việc thông tin cá nhân bị mất mát, sử dụng hoặc truy cập trái phép. Chỉ những người có nhu cầu kinh doanh chính đáng mới được phép truy cập thông tin cá nhân. Những người xử lý thông tin của bạn sẽ thực hiện việc này theo cách thức được ủy quyền và phải tuân thủ nghĩa vụ bảo mật.
Chúng tôi áp dụng các biện pháp bảo mật kỹ thuật phù hợp, bao gồm mã hóa nghiêm ngặt, ẩn danh hóa và các kỹ thuật lưu trữ, để bảo vệ thông tin của bạn trên tất cả các hệ thống máy tính, mạng lưới, trang web, ứng dụng di động và văn phòng của chúng tôi.
Chúng tôi sẽ không bao giờ yêu cầu bạn cung cấp mật khẩu của mình, cũng như không bao giờ nhập số tài khoản hoặc mật khẩu của bạn vào email hoặc sau khi nhấp vào liên kết từ email.
Tất cả tài liệu điện tử được sao lưu hàng ngày và các bản sao giấy được lưu trữ trong tủ khóa an toàn.
Chúng tôi cũng có các quy trình để xử lý trường hợp nghi ngờ vi phạm an ninh dữ liệu. Chúng tôi sẽ thông báo cho quý vị và cơ quan quản lý có thẩm quyền về trường hợp nghi ngờ vi phạm an ninh dữ liệu khi chúng tôi có nghĩa vụ pháp lý phải làm như vậy.
9. Chuyển giao thông tin cá nhân ra khỏi Vương quốc Anh
Chúng tôi sẽ không chia sẻ thông tin cá nhân của bạn ra ngoài Vương quốc Anh. 10. Quyền của bạn theo luật bảo vệ dữ liệu
Bạn có các quyền sau đây theo luật bảo vệ dữ liệu:
• Quyền được cung cấp bản sao thông tin cá nhân của bạn (quyền truy cập)
Nếu bạn thực hiện yêu cầu truy cập dữ liệu cá nhân theo quyền truy cập của mình, bạn nên lưu ý rằng chúng tôi có thể yêu cầu bạn cung cấp thêm thông tin để xác minh danh tính và cung cấp chi tiết cụ thể hơn về yêu cầu của bạn trước khi chúng tôi đáp ứng. Nếu chúng tôi được phép pháp luật cho phép, chúng tôi có thể từ chối yêu cầu của bạn, trong trường hợp đó chúng tôi sẽ giải thích cho bạn lý do.
• Quyền yêu cầu chúng tôi sửa chữa bất kỳ sai sót nào trong thông tin cá nhân của bạn.
Bạn có thể yêu cầu chúng tôi chỉnh sửa bất kỳ thông tin chính xác nào mà chúng tôi đang lưu trữ. Trong trường hợp phù hợp, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn biết các bên thứ ba mà chúng tôi đã tiết lộ dữ liệu cá nhân không chính xác hoặc không đầy đủ, để bạn có thể thực hiện các biện pháp cần thiết để thông báo cho họ về việc chỉnh sửa nếu bạn yêu cầu.
• Quyền yêu cầu chúng tôi xóa thông tin cá nhân của bạn trong một số trường hợp cụ thể.
Nếu chúng tôi đồng ý với yêu cầu của bạn, chúng tôi sẽ xóa dữ liệu của bạn một cách an toàn. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ giả định rằng bạn muốn chúng tôi lưu giữ tên và ngày sinh của bạn trong danh sách những cá nhân không muốn bị liên hệ (điều này nhằm mục đích giảm thiểu khả năng chúng tôi tiếp tục thu thập dữ liệu về bạn). Nếu bạn không đồng ý với việc chúng tôi lưu giữ tên và ngày sinh của bạn cho mục đích này, bạn có thể viết thư cho chúng tôi, như đã nêu dưới đây, để thông báo cho chúng tôi.
• Quyền yêu cầu chúng tôi hạn chế việc xử lý thông tin cá nhân của bạn trong một số trường hợp cụ thể.
Quyền của bạn được áp dụng trong trường hợp bạn tranh cãi về tính chính xác của dữ liệu cá nhân hoặc bạn phản đối việc chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn dựa trên lợi ích hợp pháp của chúng tôi, hoặc nếu bạn cho rằng việc xử lý dữ liệu của bạn là trái pháp luật.
• Quyền nhận lại thông tin cá nhân mà bạn đã cung cấp cho chúng tôi dưới dạng định dạng có cấu trúc, phổ biến và có thể đọc được bằng máy tính, và/hoặc chuyển dữ liệu đó cho bên thứ ba trong một số trường hợp cụ thể.
Quyền này chỉ áp dụng trong trường hợp dữ liệu cá nhân của bạn đã được bạn cung cấp cho chúng tôi, đã được xử lý tự động và đã được chúng tôi xử lý dựa trên sự đồng ý của bạn hoặc để thực hiện các yêu cầu của hợp đồng.
• Quyền từ chối việc xử lý thông tin cá nhân của bạn cho mục đích tiếp thị trực tiếp (bao gồm phân tích dữ liệu) vào bất kỳ thời điểm nào; và trong một số trường hợp khác, quyền từ chối việc tiếp tục xử lý thông tin cá nhân của bạn.
Thông thường, chúng tôi chỉ phản đối yêu cầu của bạn nếu đáp ứng các điều kiện cụ thể sau: chúng tôi có thể chứng minh được lý do chính đáng để xử lý dữ liệu của bạn, lý do đó vượt trội so với lợi ích của bạn, hoặc chúng tôi đang xử lý dữ liệu của bạn để thiết lập, thực hiện hoặc bảo vệ một yêu cầu pháp lý.
• Quyền không bị đưa ra quyết định tự động đối với cá nhân.
Trong khi chúng tôi phân loại hồ sơ của mình để phù hợp với cách thức quản lý kinh doanh, và có thể đánh giá các nhóm cá nhân dựa trên các phân loại đó, không có hoạt động nào trong số này sử dụng công cụ ra quyết định tự động – luôn có sự tương tác và/hoặc can thiệp của con người trong quá trình này.
Nếu quý khách muốn thực hiện bất kỳ quyền nào của mình, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ dưới đây.
11. Cách liên hệ với chúng tôi
Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào liên quan đến việc sử dụng thông tin cá nhân, vui lòng liên hệ với Equipmake qua số điện thoại: 01953 661200, email: enquires@equipmake.co.uk hoặc gửi thư đến Equipmake Ltd, Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU.
12. Cách nộp đơn khiếu nại
Chúng tôi hy vọng có thể giải quyết mọi thắc mắc hoặc lo ngại của quý vị liên quan đến việc sử dụng thông tin của quý vị. Quý vị cũng có thể liên hệ với Văn phòng Ủy viên Thông tin Vương quốc Anh qua số điện thoại 0303 123 1113 hoặc truy cập trang web của họ: https://ico.org.uk/concerns
