Last ned en kopi av våre personvernerklæringer:
Equipmake Limited, et selskap registrert i England og Wales under nr. 03402844 i Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU. (referert til som "vi", "oss" eller "vår") er forpliktet til å beskytte personvernet og sikkerheten til all informasjon vi har. Det er svært viktig for oss å sikre at personopplysningene du gir oss, blir behandlet med den største respekt og at dine personvernrettigheter blir ivaretatt.
Personvernerklæringen vår forklarer hvordan vi kan samle inn personopplysninger om deg, hva vi gjør med opplysningene dine, hvilke tiltak vi iverksetter for å holde dem sikre, samt hvilke rettigheter og valg du har når det gjelder disse personopplysningene. Denne erklæringen gjelder personopplysningene til alle ansatte, arbeidssøkere, entreprenører, kunder og leverandører og andre personer som vi må behandle opplysninger om i forbindelse med utøvelsen av virksomheten vår.
I løpet av vår virksomhet og som arbeidsgiver vil vi behandle personopplysningene dine enten som databehandler eller behandlingsansvarlig, til enhver tid i samsvar med og underlagt gjeldende personvernlovgivning i Storbritannia.
1. Hva er personlig informasjon?
I henhold til gjeldende personvernregler betyr "personopplysninger" informasjon om en identifisert eller identifiserbar enkeltperson.
Personopplysninger som avslører rasemessig eller etnisk opprinnelse, politiske meninger, religiøs, filosofisk eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmedlemskap, genetiske og biometriske opplysninger, eller opplysninger om helse, seksualliv eller seksuell legning, er "særlige kategorier av personopplysninger".
2. Hvordan vi bruker personopplysninger
I henhold til personvernlovgivningen kan vi bare bruke personopplysningene dine hvis vi har en lovlig grunn til å gjøre det. Dette kan være
- For å overholde våre juridiske og regulatoriske forpliktelser; eller,
- For å oppfylle vår kontrakt med deg eller for å iverksette tiltak på din forespørsel før vi inngår en kontrakt; eller,
- For våre eller en tredjeparts legitime interesser. En legitim interesse er når vi har en forretningsmessig eller kommersiell grunn til å bruke informasjonen din, så lenge dette ikke overstyres av dine egne rettigheter og interesser; eller,
- Der du har gitt ditt samtykke.
3. Hvordan vi samler inn personopplysninger
Vi vil samle inn personopplysninger direkte fra deg personlig, via telefon, SMS eller e-post. Vi kan også samle inn informasjon fra offentlig tilgjengelige kilder, eller direkte fra en tredjepart, eller fra en tredjepart med ditt samtykke, fra informasjonskapsler på nettstedet vårt, eller fra IT-systemene våre, inkludert våre datanettverk og tilkoblinger, CCTV- og adgangskontrollsystemer, kommunikasjonssystemer, e-post- og direktemeldingssystemer.
4. Personopplysninger vi samler inn og våre lovlige grunnen til å gjøre det
Vi samler bare inn opplysninger som vi vet at vi virkelig kommer til å bruke, og som vi har en lovlig grunn til å behandle. Personopplysninger er nødvendige for å kunne tilby deg våre produkter og/eller tjenester, eller for rekrutterings- eller ansettelsesformål. Hvis du ikke oppgir personopplysninger vi ber om, kan det forsinke eller hindre oss i å gjøre dette på en lovlig eller effektiv måte.
Den typen informasjon vi kan samle inn og bruke, inkluderer:
For arbeidssøkere
- Navn og kontaktinformasjon, inkludert e-postadresse og telefonnummer
- Bilder av deg, inkludert offentlig materiale i sosiale medier
- Informasjon som gjør det mulig for oss å kontrollere og verifisere identiteten din og innvandringsstatusen din, som kan omfatte statsborgerskap, fødselsattest/pass/visuminformasjon eller identitetskort
- Utdanning, kvalifikasjoner, sertifikater og ansettelseshistorikk
- Førerkortet ditt der det er et krav i jobben
- Opplysninger om eventuelle tidligere straffedommer, eller tidligere straffedommer der det er et krav at du oppgir det for spesifikke stillinger du søker på
- Kontaktinformasjon fra tredjeparter, spesielt opplysninger om dommeren din
- Vi kan også samle inn annen informasjon om deg som ikke anses som "personlig informasjon" i henhold til regelverket, for eksempel:
o Informasjon om lønn og fordeler, samt dine forventninger til en eventuell fremtidig lønnspakke
o Livsstil/fritidsaktiviteter
Vår lovlige grunn til å bruke disse opplysningene er:
- For å overholde en juridisk forpliktelse, for å gjennomføre kontroller for å identifisere og verifisere identiteten din og kontrollere din rett til å arbeide i Storbritannia
- For våre legitime interesser, for å vurdere din egnethet for ansettelse og for å ta skritt for å inngå en kontrakt
- Annen behandling som er nødvendig for å overholde faglige, juridiske og regulatoriske forpliktelser som gjelder for vår virksomhet og din jobbsøknad
For ansatte
- I tillegg til informasjonen vi får for jobbsøkere, vil vi også samle inn opplysninger om din
sivilstand/familiestatus, kjønn og fødselsdato/alder
- Detaljer om fravær og informasjon om helse/fitness, inkludert om du har en funksjonsnedsettelse
- Folketrygdnummer og skattelister - Kontaktinformasjon til tredjeparter, spesielt nødkontakter
- Informasjon om ansettelseskontrakten din, inkludert opplysninger om lønn, ytelser, aksjeordninger og pensjonsordninger
- Fagforeningsmedlemskapet ditt, hvis aktuelt
- Informasjon om din bruk av våre IT-, kommunikasjons- og andre systemer, samt annen overvåkingsinformasjon
- Vi kan også samle inn annen informasjon om deg som ikke anses som "personlig informasjon" i henhold til regelverket, for eksempel
o Møtereferater, korrespondanse, samtidige notater fra samtaler, medarbeidersamtaler og andre registreringer av arbeidsprestasjoner/resultater
o Din klage- og disiplinærjournal
o Bankopplysninger
Vår lovlige grunn til å bruke disse opplysningene er:
- For å overholde en juridisk forpliktelse, for å gjennomføre kontroller for å identifisere og bekrefte identiteten din og for å føre registre som bekrefter din fortsatte rett til å arbeide i Storbritannia
- For våre legitime interesser, for å vurdere din egnethet for ansettelse og for å ta skritt for å inngå en kontrakt
- Annen behandling som er nødvendig for å overholde faglige, juridiske og regulatoriske forpliktelser som gjelder for vår virksomhet og din jobbsøknad
- For å oppfylle en kontrakt med deg, som din arbeidsgiver
- Annen behandling som er nødvendig for å overholde faglige, juridiske og regulatoriske forpliktelser som gjelder for vår virksomhet og ditt arbeidsforhold
- For våre legitime interesser av driftsmessige årsaker, inkludert opplæring
- Statistiske analyser for å hjelpe oss med å styre virksomheten vår og fylle ut lovpålagte oppgaver
- Sikre trygge arbeidsmetoder, personaladministrasjon og evalueringer
Årsakene som er nevnt ovenfor, gjelder ikke for personopplysninger i spesielle kategorier, som vi bare behandler med ditt uttrykkelige samtykke.
For entreprenører, kunder og leverandører
- Personopplysninger om dine ansatte eller representanter, for eksempel navn, stilling i organisasjonen og kontaktinformasjon, inkludert e-postadresse og telefonnummer
- Bilder av dine ansatte eller representant(er)
- Vi kan også samle inn annen informasjon om deg som ikke anses som "personlig informasjon" i henhold til regelverket, for eksempel
o Opplysninger om selskapet ditt
o Informasjon som gjør det mulig for oss å foreta kredittsjekk eller annen økonomisk kontroll av organisasjonen din
Vår lovlige grunn til å bruke disse opplysningene er:
- For våre legitime interesser i å levere produkter og/eller tjenester til deg og/eller i å gjøre forretninger med deg
- For å forhindre og oppdage svindel mot deg eller oss
- Gjennomføre kontroller for å identifisere kundene våre og verifisere identiteten deres
- Annen behandling som er nødvendig for å overholde profesjonelle, juridiske og regulatoriske forpliktelser som gjelder for vår virksomhet
- Hindre uautorisert tilgang til og endring av systemer
- Oppdatering av kunderegistre
- Markedsføring av våre tjenester eller kampanjekommunikasjon*.
- Kredittsjekk via eksterne kredittopplysningsbyråer
*Vi kan bruke personopplysningene dine til å sende deg oppdateringer (via e-post, tekstmelding, telefon eller post) om våre produkter og/eller tjenester. Vi har en legitim interesse i å behandle personopplysningene dine til markedsførings- eller reklameformål, så vi trenger vanligvis ikke ditt samtykke. Der samtykke er nødvendig, vil vi imidlertid be om samtykke separat og tydelig.
Du har rett til når som helst å reservere deg mot å motta markedsføring eller kampanjekommunikasjon fra oss.
Vi kan be deg om å bekrefte eller oppdatere markedsføringspreferansene dine hvis du ber oss om å levere flere produkter og/eller tjenester i fremtiden, eller hvis det skjer endringer i lover, forskrifter eller strukturen i virksomheten vår.
5. Hvordan vi deler personlig informasjon
Vi vil dele personlig informasjon med:
- Tredjeparter vi bruker for å levere produktene og/eller tjenestene våre til deg, for eksempel leverandører av betalingstjenester, lagre og leveringsselskaper
- Andre tredjeparter vi bruker for å hjelpe oss med å drive virksomheten vår
- Tredjeparter som er godkjent av deg, for eksempel sosiale medier du velger å koble kontoen din til, eller tredjeparts betalingsleverandører
- Kredittopplysningsbyråer
- Våre forsikringsselskaper og meglere
- Vår(e) bank(er);
Vi tillater bare tjenesteleverandørene våre å håndtere personopplysningene dine hvis vi er sikre på at de iverksetter egnede tiltak for å beskytte personopplysningene dine. Vi pålegger også tjenesteleverandører som vi kan dele opplysningene dine med, kontraktsmessige forpliktelser for å sikre at de kun kan bruke personopplysningene dine til å levere tjenester til oss og til deg.
Vi kan utlevere og utveksle informasjon med politimyndigheter og tilsynsorganer for å overholde våre juridiske og regulatoriske forpliktelser.
6. Hvor vi lagrer personlig informasjon
Opplysninger kan oppbevares på våre kontorer, hos tredjepartsbyråer, tjenesteleverandører, representanter og agenter.
Noen av disse tredjepartene kan være basert utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet.
7. Hvor lenge vi oppbevarer personopplysninger
Vi beholder personopplysningene dine så lenge vi leverer produkter og/eller tjenester til deg, eller under rekrutteringsprosessen og, hvis det er aktuelt, ansettelsesforholdet ditt. Etter dette vil vi oppbevare personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å overholde lovpålagte krav, for å svare på spørsmål, klager eller krav fra deg eller på dine vegne, for å vise at vi har behandlet deg rettferdig, og for å føre lovpålagte registre.
Vi vil ikke oppbevare personopplysningene dine lenger enn det som er nødvendig for de formålene som er beskrevet i denne erklæringen.
8. Hvordan vi sikrer personlig informasjon
Vi har egnede sikkerhetstiltak for å forhindre at personopplysninger kommer på avveie, blir brukt eller kommer på avveie på ulovlig vis. Bare de som har et reelt forretningsbehov for å få tilgang til personopplysninger, kan se dem. De som behandler opplysningene dine, gjør dette kun på en autorisert måte og er underlagt taushetsplikt.
Vi bruker egnede tekniske sikkerhetstiltak, inkludert streng kryptering, anonymisering og arkiveringsteknikker, for å beskytte opplysningene dine på tvers av alle våre datasystemer, nettverk, nettsteder, mobilapper og kontorer.
Vi vil aldri be deg om passord, og vi vil heller ikke oppgi kontonummeret eller passordet ditt i en e-post eller etter å ha fulgt en lenke i en e-post.
Alt elektronisk materiale sikkerhetskopieres daglig, og papirutskrifter oppbevares i et låst, sikkert skap.
Vi har også prosedyrer for å håndtere et mistenkt brudd på datasikkerheten. Vi vil varsle deg og eventuelle tilsynsmyndigheter om et mistenkt brudd på datasikkerheten der vi er juridisk forpliktet til å gjøre det.
9. Overføring av personopplysninger ut av Storbritannia
Vi deler ikke personopplysningene dine utenfor Storbritannia. 10. Dine rettigheter i henhold til personvernlovgivningen
Du har følgende rettigheter i henhold til personvernlovgivningen:
- Retten til å få en kopi av personopplysningene dine (innsynsrett)
Hvis du ber om innsyn i opplysninger i henhold til dine innsynsrettigheter, bør du være oppmerksom på at vi kan be deg om mer informasjon for å verifisere identiteten din og gi flere detaljer om forespørselen din før vi etterkommer den. Hvis vi har lov til å gjøre det, kan vi avslå forespørselen din, og i så fall vil vi forklare deg hvorfor.
- Retten til å kreve at vi retter eventuelle feil i personopplysningene dine
Du kan be oss om å korrigere eventuelle feilaktige opplysninger vi har. Der det er hensiktsmessig, vil vi fortelle deg hvilke tredjeparter vi har utlevert de unøyaktige eller ufullstendige personopplysningene til, slik at du kan informere dem om eventuell retting hvis du ønsker det
- Retten til å kreve at vi sletter personopplysningene dine under visse omstendigheter
Hvis vi godtar forespørselen, vil vi slette opplysningene dine på en sikker måte, men vi vil generelt anta at du foretrekker at vi beholder navnet og fødselsdatoen din i vårt register over personer som foretrekker å ikke bli kontaktet (dette for å minimere muligheten for at vi fortsetter å samle inn opplysninger om deg). Hvis du er uenig i at vi oppbevarer navnet og fødselsdatoen din for dette formålet, kan du skrive til oss, som angitt nedenfor, for å fortelle oss
- Retten til å kreve at vi begrenser behandlingen av personopplysningene dine under visse omstendigheter
Dine rettigheter gjelder dersom du bestrider riktigheten av personopplysningene, eller du motsetter deg vår behandling av personopplysningene dine på grunnlag av våre legitime interesser, eller hvis du mener at vår behandling av opplysningene dine er ulovlig
- Retten til å motta personopplysningene du har gitt oss, i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format og/eller overføre disse opplysningene til en tredjepart under visse omstendigheter
Denne rettigheten gjelder kun dersom du har gitt oss personopplysningene dine, og de har blitt behandlet automatisk, og de har blitt behandlet av oss på grunnlag av ditt samtykke eller for å oppfylle kravene i en kontrakt
- Retten til når som helst å protestere mot at personopplysningene dine behandles for direkte markedsføring (inkludert profilering), og i visse andre situasjoner mot at vi fortsetter å behandle personopplysningene dine
Generelt vil vi bare være uenige med deg hvis visse begrensede betingelser gjelder, for eksempel at vi kan vise til tvingende grunner for behandling som går foran dine interesser, eller at vi behandler opplysningene dine for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.
- Retten til ikke å bli gjenstand for automatiserte individuelle avgjørelser
Selv om vi kategoriserer registrene våre slik at de passer med hvordan vi driver virksomheten vår, og vi kan vurdere grupper av enkeltpersoner basert på disse kategoriene, involverer ingen av disse aktivitetene automatiserte beslutningsverktøy - det er alltid menneskelig interaksjon og/eller inngripen i prosessen.
Hvis du ønsker å utøve noen av dine rettigheter, kan du kontakte oss på adressen nedenfor.
11. Slik kontakter du oss
Hvis du har spørsmål eller bekymringer om bruken av personopplysninger, kan du kontakte Equipmake på telefon: 01953 661200, e-post: enquires@equipmake.co.uk eller per post til Equipmake Ltd, Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU.
12. Hvordan sende inn en klage
Vi håper at vi vil være i stand til å løse eventuelle spørsmål eller bekymringer du måtte ha om bruken av opplysningene dine. Du kan også ta opp eventuelle bekymringer med UK Information Commissioner på 0303 123 1113 eller besøke nettstedet deres: https://ico.org.uk/concerns
