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Equipmake Limited, società registrata in Inghilterra e Galles con il numero 03402844, con sede presso Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU. (denominata "noi", "ci" o "nostro") si impegna a proteggere la privacy e la sicurezza di tutte le informazioni in nostro possesso. È molto importante per noi garantire che le informazioni personali che ci fornite siano trattate con il massimo rispetto e che i vostri diritti alla privacy siano salvaguardati.
La nostra Informativa sulla privacy spiega come possono essere raccolte le informazioni personali che vi riguardano, cosa facciamo con i vostri dati, le misure che adottiamo per mantenerli sicuri, nonché i diritti e le scelte che avete su tali informazioni personali. La presente informativa si applica ai dati personali di tutti i dipendenti, le persone in cerca di lavoro, gli appaltatori, i clienti e i fornitori e altre persone di cui dobbiamo trattare i dati nel corso dello svolgimento della nostra attività.
Nell'ambito della gestione della nostra attività e in qualità di datore di lavoro tratteremo i vostri dati personali in qualità di Responsabile del trattamento dei dati o di Titolare del trattamento dei dati, sempre in conformità e nel rispetto delle leggi vigenti nel Regno Unito in materia di protezione dei dati.
1. Cosa sono le informazioni personali?
Ai sensi delle attuali norme sulla protezione dei dati, per "dati personali" si intendono le informazioni relative a un individuo identificato o identificabile.
I dati personali che rivelano l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose, filosofiche o l'appartenenza sindacale, i dati genetici e biometrici o i dati relativi alla salute, alla vita sessuale o all'orientamento sessuale sono "dati personali di categoria speciale".
2. Come utilizziamo le informazioni personali
In base alle leggi sulla protezione dei dati, possiamo utilizzare i vostri dati personali solo se abbiamo un motivo legittimo per farlo. Questo può essere:
- Per ottemperare ai nostri obblighi legali e normativi; oppure,
- Per l'esecuzione del nostro contratto con voi o per prendere provvedimenti su vostra richiesta prima di stipulare un contratto; oppure,
- Per i nostri interessi legittimi o per quelli di terzi. Un interesse legittimo si ha quando abbiamo un motivo commerciale o di business per utilizzare le vostre informazioni, a condizione che questo non prevalga sui vostri diritti e interessi; oppure,
- Se avete dato il vostro consenso.
3. Come raccogliamo le informazioni personali
Raccoglieremo le informazioni personali direttamente dall'utente di persona, per telefono, via sms o via e-mail. Potremmo anche raccogliere informazioni da fonti accessibili al pubblico, o direttamente da terzi, o da terzi con il vostro consenso, dai cookie presenti sul nostro sito web, o dai nostri sistemi informatici, comprese le nostre reti e connessioni informatiche, i sistemi CCTV e di controllo degli accessi, i sistemi di comunicazione, i sistemi di posta elettronica e di messaggistica istantanea.
4. Le informazioni personali raccolte e la nostra legittima motivo per farlo
Raccoglieremo solo le informazioni che sappiamo che utilizzeremo realmente e che abbiamo un motivo legittimo per trattarle. Le informazioni personali sono necessarie per fornirvi i nostri prodotti e/o servizi, o per scopi di assunzione o di lavoro. Se non fornite le informazioni personali che vi chiediamo, ciò potrebbe ritardare o impedirci di agire in modo lecito o efficiente.
Il tipo di informazioni che possiamo raccogliere e utilizzare comprende:
Per chi cerca lavoro
- Il vostro nome e le vostre informazioni di contatto, compresi l'indirizzo e-mail e il numero di telefono
- Immagini dell'utente, compreso qualsiasi materiale pubblico sui social media
- Informazioni che ci permettono di controllare e verificare la vostra identità e il vostro stato di immigrazione, che possono includere la vostra cittadinanza, il certificato di nascita/il passaporto/le informazioni sul visto, o la carta d'identità.
- Istruzione, qualifiche, certificati e storia lavorativa
- Se è un requisito del lavoro, la patente di guida.
- Informazioni su eventuali condanne non passate, o su condanne passate, qualora sia necessario dichiararle per determinati ruoli per cui ci si candida.
- Informazioni di contatto di terze parti, in particolare i dati del vostro arbitro
- Potremmo anche raccogliere altre informazioni sull'utente che non sono considerate "informazioni personali" ai sensi della normativa, quali:
o Informazioni su retribuzione e benefit, insieme alle aspettative su eventuali pacchetti retributivi futuri
o Stile di vita/attività ricreative
Il nostro motivo legittimo per utilizzare questi dati è:
- Per adempiere a un obbligo di legge, per effettuare controlli per identificare e verificare la vostra identità e controllare il vostro diritto a lavorare nel Regno Unito
- Ai fini dei nostri legittimi interessi, nel valutare la vostra idoneità all'impiego e nel prendere provvedimenti per stipulare un contratto
- Altri trattamenti necessari per adempiere agli obblighi professionali, legali e normativi che si applicano alla nostra attività e alla vostra richiesta di lavoro
Per i dipendenti
- Oltre alle informazioni che otteniamo per le persone in cerca di lavoro, raccoglieremo anche i dettagli del vostro
stato civile/familiare, genere e data di nascita/età
- I dettagli delle assenze e le informazioni sulla vostra salute/forma fisica, compresa l'eventuale disabilità
- Numero di previdenza nazionale e dati fiscali - Informazioni di contatto di terzi, in particolare i vostri contatti di emergenza
- Le informazioni sul vostro contratto di lavoro, compresi i dettagli relativi a stipendio, benefit, piani azionari e accordi pensionistici
- L'iscrizione al sindacato, se applicabile
- Informazioni sull'utilizzo dei nostri sistemi informatici, di comunicazione e di altro tipo, e altre informazioni di monitoraggio.
- Potremmo anche raccogliere altre informazioni sull'utente che non sono considerate "informazioni personali" ai sensi della normativa, come ad esempio
o Note di riunioni, corrispondenza, appunti di conversazioni, valutazioni e altri documenti relativi alle prestazioni e ai risultati del lavoro.
o I vostri reclami e il vostro curriculum disciplinare
o Coordinate bancarie
Il nostro motivo legittimo per utilizzare questi dati è:
- Per adempiere a un obbligo di legge, per effettuare controlli per identificare e verificare la vostra identità e per conservare i registri che confermano il vostro diritto a lavorare nel Regno Unito.
- Ai fini dei nostri legittimi interessi, nel valutare la vostra idoneità all'impiego e nel prendere provvedimenti per stipulare un contratto
- Altri trattamenti necessari per adempiere agli obblighi professionali, legali e normativi che si applicano alla nostra attività e alla vostra richiesta di lavoro
- Per l'esecuzione di un contratto con voi, in qualità di vostro datore di lavoro
- Altri trattamenti necessari per adempiere agli obblighi professionali, legali e normativi che si applicano alla nostra attività e al vostro impiego
- Ai fini dei nostri legittimi interessi per motivi operativi, tra cui la formazione
- Analisi statistica per aiutarci a gestire la nostra attività e a compilare le dichiarazioni obbligatorie
- Garantire pratiche di lavoro sicure, amministrazione e valutazioni del personale
Le ragioni sopra elencate non si applicano alle informazioni personali di categoria speciale, che saranno trattate solo con il vostro esplicito consenso.
Per appaltatori, clienti e fornitori
- Dati personali del vostro personale o dei vostri rappresentanti, come il nome, la posizione nella vostra organizzazione e le informazioni di contatto, compresi indirizzo e-mail e numero di telefono
- Immagini del vostro personale o dei vostri rappresentanti
- Potremmo anche raccogliere altre informazioni sull'utente che non sono considerate "informazioni personali" ai sensi della normativa, come ad esempio
o I dati della vostra azienda
o Informazioni che ci consentano di effettuare controlli finanziari o di altro tipo sulla vostra organizzazione.
Il nostro motivo legittimo per utilizzare questi dati è:
- Per i nostri legittimi interessi nel fornirvi prodotti e/o servizi e/o nel condurre affari con voi
- Per prevenire e individuare frodi nei vostri confronti o nei nostri confronti
- Effettuare controlli per identificare i nostri clienti e verificarne l'identità.
- Altri trattamenti necessari per adempiere agli obblighi professionali, legali e normativi che si applicano alla nostra attività
- Prevenire l'accesso e le modifiche non autorizzate ai sistemi.
- Aggiornamento dei dati dei clienti
- Marketing dei nostri servizi o comunicazioni promozionali*
- Controllo delle referenze creditizie tramite agenzie esterne di riferimento del credito
*Potremmo utilizzare i vostri dati personali per inviarvi aggiornamenti (via e-mail, SMS, telefono o posta) sui nostri prodotti e/o servizi. Abbiamo un interesse legittimo a trattare i vostri dati personali per scopi promozionali o di marketing, quindi di solito non abbiamo bisogno del vostro consenso. Tuttavia, qualora sia necessario il consenso, lo chiederemo separatamente e in modo chiaro.
L'utente ha il diritto di rinunciare a ricevere comunicazioni di marketing o promozionali da parte nostra in qualsiasi momento.
Potremmo chiedervi di confermare o aggiornare le vostre preferenze di marketing se ci incaricate di fornirvi ulteriori prodotti e/o servizi in futuro, o se ci sono cambiamenti nella legge, nei regolamenti o nella struttura della nostra attività.
5. Come condividiamo le informazioni personali
Condivideremo le informazioni personali con:
- Terze parti che utilizziamo per aiutarvi a fornire i nostri prodotti e/o servizi, come i fornitori di servizi di pagamento, i magazzini e le società di consegna
- Altre terze parti che utilizziamo per aiutarci a gestire la nostra attività
- Terze parti approvate dall'utente, come i siti di social media a cui l'utente sceglie di collegare il proprio account o fornitori di pagamenti terzi
- Agenzie di riferimento per il credito
- I nostri assicuratori e broker
- La nostra banca (o le nostre banche);
Consentiamo ai nostri fornitori di servizi di gestire le informazioni personali dell'utente solo se siamo certi che adottino misure adeguate per proteggere le informazioni personali dell'utente. Inoltre, imponiamo obblighi contrattuali ai fornitori di servizi con cui possiamo condividere i vostri dati per garantire che possano utilizzare i vostri dati personali solo per fornire servizi a noi e a voi.
Possiamo divulgare e scambiare informazioni con le forze dell'ordine e gli enti normativi per adempiere ai nostri obblighi legali e normativi.
6. Dove conserviamo le informazioni personali
Le informazioni possono essere conservate presso i nostri uffici, agenzie terze, fornitori di servizi, rappresentanti, agenti.
Alcune di queste terze parti possono avere sede al di fuori dello Spazio economico europeo.
7. Per quanto tempo conserviamo le informazioni personali
Conserveremo i vostri dati personali mentre vi forniamo prodotti e/o servizi, o durante il processo di assunzione e, se del caso, il vostro impiego. In seguito, conserveremo i vostri dati personali per tutto il tempo necessario, per ottemperare agli obblighi di legge, per rispondere a domande, reclami o richieste di risarcimento presentate da voi o per vostro conto, per dimostrare che vi abbiamo trattato in modo equo e per conservare i documenti richiesti dalla legge.
Non conserveremo i vostri dati personali per un periodo superiore a quello necessario per gli scopi indicati nella presente informativa.
8. Come manteniamo al sicuro le informazioni personali
Disponiamo di misure di sicurezza adeguate per evitare che i dati personali vadano persi o che vengano utilizzati o consultati illegalmente. Solo chi ha una reale necessità di accedere alle informazioni personali può vederle. Coloro che trattano le vostre informazioni lo faranno solo in modo autorizzato e sono soggetti al dovere di riservatezza.
Utilizziamo misure tecniche di sicurezza adeguate, tra cui tecniche rigorose di crittografia, anonimizzazione e archiviazione, per salvaguardare le vostre informazioni in tutti i nostri sistemi informatici, reti, siti web, applicazioni mobili e uffici.
Non vi chiederemo mai le vostre password, né inseriremo il vostro numero di conto o la vostra password in un'e-mail o dopo aver seguito un link da un'e-mail.
Tutto il materiale elettronico viene sottoposto a backup giornaliero e i documenti cartacei sono conservati in un armadio chiuso a chiave e protetto.
Disponiamo inoltre di procedure per gestire una sospetta violazione della sicurezza dei dati. Notificheremo all'utente e a qualsiasi autorità di regolamentazione applicabile una sospetta violazione della sicurezza dei dati, laddove siamo obbligati per legge a farlo.
9. Trasferimento di informazioni personali al di fuori del Regno Unito
Non condivideremo i vostri dati personali al di fuori del Regno Unito. 10. I vostri diritti ai sensi della legge sulla protezione dei dati
L'utente ha i seguenti diritti ai sensi della legge sulla protezione dei dati:
- Il diritto di ricevere una copia dei propri dati personali (diritto di accesso).
Se presentate una richiesta di accesso ai dati in base ai vostri diritti di accesso, dovete tenere presente che potremmo chiedervi ulteriori informazioni per verificare la vostra identità e fornire maggiori dettagli sulla vostra richiesta prima di soddisfarla. Se siamo legalmente autorizzati a farlo, possiamo rifiutare la vostra richiesta, nel qual caso vi spiegheremo il motivo.
- Il diritto di richiedere la correzione di eventuali errori nei vostri dati personali.
Potete chiederci di rettificare qualsiasi informazione accurata in nostro possesso. Se del caso, vi indicheremo a quali terzi abbiamo comunicato i dati personali inesatti o incompleti, in modo che possiate agire per informarli di qualsiasi rettifica, se lo desiderate.
- Il diritto di richiedere la cancellazione dei vostri dati personali in determinate circostanze.
Qualora accettassimo la richiesta, cancelleremo i vostri dati in modo sicuro, ma in genere presumiamo che preferiate che il vostro nome e la vostra data di nascita siano annotati nel nostro registro delle persone che preferiscono non essere contattate (questo allo scopo di ridurre al minimo la possibilità che continuiamo a raccogliere dati su di voi). Se non siete d'accordo che il vostro nome e la vostra data di nascita vengano conservati a questo scopo, siete liberi di scriverci, come indicato di seguito, per comunicarcelo.
- Il diritto di richiedere la limitazione del trattamento dei vostri dati personali in determinate circostanze.
I vostri diritti si applicano nel caso in cui contestiate l'accuratezza dei dati personali o vi opponiate al trattamento dei vostri dati personali da parte nostra sulla base dei nostri interessi legittimi o se ritenete che il trattamento dei vostri dati sia illegale.
- Il diritto di ricevere i dati personali che ci avete fornito in un formato strutturato, comunemente utilizzato e leggibile da una macchina e/o di trasmettere tali dati a terzi in determinate circostanze.
Questo diritto si applica solo nel caso in cui i vostri dati personali ci siano stati forniti da voi, siano stati elaborati automaticamente e siano stati elaborati da noi sulla base del vostro consenso o per soddisfare i requisiti di un contratto.
- Il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei vostri dati personali a fini di marketing diretto (compresa la profilazione) e, in determinate altre situazioni, al trattamento continuato dei vostri dati personali da parte nostra.
In generale, non saremo d'accordo con voi solo se si applicano alcune condizioni limitate, ad esempio se siamo in grado di dimostrare motivi impellenti per il trattamento che prevalgono sui vostri interessi, o se stiamo trattando i vostri dati per l'istituzione, l'esercizio o la difesa di un diritto legale.
- Il diritto di non essere sottoposti a un processo decisionale individuale automatizzato
Anche se classifichiamo i nostri dati in base alle modalità di gestione della nostra attività e possiamo valutare gruppi di persone in base a tali categorie, nessuna di queste attività prevede strumenti decisionali automatizzati: il processo prevede sempre l'interazione e/o l'intervento umano.
Se desiderate esercitare uno dei vostri diritti, contattateci all'indirizzo sotto indicato.
11. Come contattarci
In caso di domande o dubbi sull'utilizzo dei dati personali, si prega di contattare Equipmake al numero di telefono 01953 661200, all'indirizzo e-mail: enquires@equipmake.co.uk o per posta a Equipmake Ltd, Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU.
12. Come presentare un reclamo
Ci auguriamo di essere in grado di risolvere eventuali domande o dubbi sull'utilizzo dei vostri dati. È inoltre possibile segnalare eventuali dubbi al Commissario per l'Informazione del Regno Unito al numero 0303 123 1113 o visitare il loro sito web: https://ico.org.uk/concerns.
