Unduh salinan dokumen Kebijakan Privasi kami:
Equipmake Limited, sebuah perusahaan yang terdaftar di Inggris dan Wales dengan No. 03402844 di Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU. (disebut sebagai "kami", "kita", atau "milik kami") berkomitmen untuk melindungi privasi dan keamanan semua informasi yang kami miliki. Sangatlah penting bagi kami untuk memastikan informasi pribadi yang Anda berikan kepada kami diperlakukan dengan sangat hormat dan hak privasi data Anda dilindungi.
Kebijakan Privasi kami menjelaskan bagaimana informasi pribadi tentang Anda dapat dikumpulkan, apa yang kami lakukan dengan data Anda, langkah-langkah yang kami ambil untuk menjaganya tetap aman, serta hak dan pilihan yang Anda miliki atas informasi pribadi tersebut. Pemberitahuan ini berlaku untuk data pribadi semua karyawan, pencari kerja, kontraktor, klien, dan pemasok, serta orang lain yang detailnya perlu kami proses dalam menjalankan bisnis kami.
Dalam menjalankan bisnis kami dan sebagai pemberi kerja, kami akan memproses informasi pribadi Anda, baik sebagai Pemroses Data atau Pengontrol Data, setiap saat sesuai dengan dan tunduk pada undang-undang Perlindungan Data Inggris saat ini.
1. Apa yang dimaksud dengan informasi pribadi?
Berdasarkan peraturan Perlindungan Data saat ini, "informasi pribadi" berarti informasi yang berkaitan dengan individu yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi.
Informasi pribadi yang mengungkapkan asal ras atau etnis, pendapat politik, keyakinan agama, keyakinan filosofis atau keanggotaan serikat pekerja, data genetik dan biometrik, atau data mengenai kesehatan, kehidupan seks, atau orientasi seksual adalah "informasi pribadi kategori khusus".
2. Cara kami menggunakan informasi pribadi
Berdasarkan undang-undang perlindungan data, kami hanya dapat menggunakan informasi pribadi Anda jika kami memiliki alasan yang sah untuk melakukannya. Hal ini dapat berupa:
- Untuk mematuhi kewajiban hukum dan peraturan kami; atau,
- Untuk pelaksanaan kontrak kami dengan Anda atau untuk mengambil langkah-langkah atas permintaan Anda sebelum menandatangani kontrak; atau,
- Untuk kepentingan sah kami atau kepentingan pihak ketiga. Kepentingan yang sah adalah ketika kami memiliki alasan bisnis atau komersial untuk menggunakan informasi Anda, selama hal ini tidak dikesampingkan oleh hak dan kepentingan Anda; atau,
- Di mana Anda telah memberikan persetujuan.
3. Cara kami mengumpulkan informasi pribadi
Kami akan mengumpulkan informasi pribadi secara langsung dari Anda secara langsung, melalui telepon, SMS, atau email. Kami juga dapat mengumpulkan informasi dari sumber yang dapat diakses publik, atau secara langsung dari pihak ketiga, atau dari pihak ketiga dengan persetujuan Anda, dari cookie di situs web kami, atau dari sistem TI kami, termasuk jaringan dan koneksi komputer kami, CCTV dan sistem kontrol akses, sistem komunikasi, email, dan sistem pesan instan.
4. Informasi pribadi yang kami kumpulkan dan yang sah menurut hukum alasan untuk melakukannya
Kami hanya akan mengumpulkan informasi yang kami ketahui akan benar-benar kami gunakan dan kami memiliki alasan yang sah untuk memproses data tersebut. Informasi pribadi diperlukan untuk menyediakan produk dan/atau layanan kami kepada Anda, atau untuk tujuan perekrutan atau pekerjaan. Jika Anda tidak memberikan informasi pribadi yang kami minta, hal ini dapat menunda atau menghalangi kami untuk dapat melakukannya secara sah atau efisien.
Jenis informasi yang dapat kami kumpulkan, dan gunakan, meliputi:
Untuk pencari kerja
- Nama dan informasi kontak Anda, termasuk alamat email dan nomor telepon
- Gambar Anda, termasuk materi media sosial publik apa pun
- Informasi yang memungkinkan kami untuk memeriksa dan memverifikasi identitas dan status imigrasi Anda, yang dapat mencakup kewarganegaraan, akta kelahiran/paspor/informasi visa, atau kartu identitas Anda
- Pendidikan, kualifikasi, sertifikat, dan riwayat pekerjaan
- Jika merupakan persyaratan pekerjaan, Surat Izin Mengemudi Anda
- Rincian dari setiap hukuman yang belum dijalani, atau hukuman yang sudah dijalani di mana Anda diharuskan untuk menyatakannya untuk posisi tertentu yang Anda lamar
- Informasi kontak pihak ketiga, khususnya detail wasit Anda
- Kami juga dapat mengumpulkan informasi lain tentang Anda yang tidak dianggap sebagai "informasi pribadi" berdasarkan peraturan, seperti:
o Informasi Gaji & Tunjangan, bersama dengan ekspektasi Anda terhadap paket gaji di masa depan
o Gaya hidup/aktivitas waktu luang
Alasan sah kami untuk menggunakan data ini adalah:
- Untuk memenuhi kewajiban hukum, untuk melakukan pemeriksaan guna mengidentifikasi dan memverifikasi identitas Anda serta memeriksa hak Anda untuk bekerja di Inggris
- Untuk tujuan kepentingan sah kami, dalam mempertimbangkan kesesuaian Anda untuk bekerja dan dalam mengambil langkah untuk menandatangani kontrak
- Pemrosesan lain yang diperlukan untuk mematuhi kewajiban profesional, hukum, dan peraturan yang berlaku untuk bisnis kami dan lamaran kerja Anda
Untuk karyawan
- Selain informasi yang kami dapatkan untuk para pencari kerja, kami juga akan mengumpulkan detail dari
status perkawinan/keluarga, jenis kelamin, dan tanggal lahir/usia
- Rincian ketidakhadiran dan informasi kesehatan/kebugaran Anda, termasuk apakah Anda memiliki disabilitas
- Nomor Asuransi Nasional dan catatan pajak - Informasi kontak pihak ketiga, khususnya kontak darurat Anda
- Informasi kontrak kerja Anda, termasuk rincian gaji, tunjangan, skema saham, pengaturan pensiun
- Keanggotaan serikat pekerja Anda, jika ada
- Informasi tentang penggunaan TI, komunikasi, dan sistem lainnya, serta informasi pemantauan lainnya oleh Anda
- Kami juga dapat mengumpulkan informasi lain tentang Anda yang tidak dianggap sebagai "informasi pribadi" berdasarkan peraturan, seperti
o Catatan rapat, korespondensi, catatan percakapan kontemporer, penilaian, dan catatan kinerja/hasil kerja lainnya
o Keluhan dan catatan disipliner Anda
o Rincian bank
Alasan sah kami untuk menggunakan data ini adalah:
- Untuk memenuhi kewajiban hukum, untuk melakukan pemeriksaan guna mengidentifikasi dan memverifikasi identitas Anda dan untuk menyimpan catatan yang mengonfirmasi hak Anda untuk terus bekerja di Inggris
- Untuk tujuan kepentingan sah kami, dalam mempertimbangkan kesesuaian Anda untuk bekerja dan dalam mengambil langkah untuk menandatangani kontrak
- Pemrosesan lain yang diperlukan untuk mematuhi kewajiban profesional, hukum, dan peraturan yang berlaku untuk bisnis kami dan lamaran kerja Anda
- Untuk pelaksanaan kontrak dengan Anda, sebagai pemberi kerja Anda
- Pemrosesan lain yang diperlukan untuk mematuhi kewajiban profesional, hukum, dan peraturan yang berlaku untuk bisnis kami dan pekerjaan Anda
- Untuk tujuan kepentingan sah kami untuk alasan operasional, termasuk pelatihan
- Analisis statistik untuk membantu kami mengelola bisnis dan penyelesaian pengembalian pajak
- Memastikan praktik kerja yang aman, administrasi dan penilaian staf
Alasan yang tercantum di atas tidak berlaku untuk informasi pribadi kategori khusus, yang hanya akan kami proses dengan persetujuan eksplisit dari Anda.
Untuk kontraktor, klien, dan pemasok
- Detail pribadi staf atau perwakilan Anda, seperti nama mereka, posisi mereka di organisasi Anda, dan informasi kontak, termasuk alamat email dan nomor telepon
- Gambar staf atau perwakilan Anda
- Kami juga dapat mengumpulkan informasi lain tentang Anda yang tidak dianggap sebagai "informasi pribadi" berdasarkan peraturan, seperti
o Detail perusahaan Anda
o Informasi yang memungkinkan kami melakukan pemeriksaan kredit atau pemeriksaan keuangan lainnya terhadap organisasi Anda
Alasan sah kami untuk menggunakan data ini adalah:
- Untuk kepentingan sah kami dalam menyediakan produk dan/atau layanan kepada Anda dan/atau dalam menjalankan bisnis dengan Anda
- Untuk mencegah dan mendeteksi penipuan terhadap Anda atau kami
- Melakukan pemeriksaan untuk mengidentifikasi pelanggan kami dan memverifikasi identitas mereka
- Pemrosesan lain yang diperlukan untuk mematuhi kewajiban profesional, hukum, dan peraturan yang berlaku untuk bisnis kami
- Mencegah akses dan modifikasi yang tidak sah pada sistem
- Memperbarui catatan pelanggan
- Memasarkan layanan atau komunikasi promosi kami*.
- Pemeriksaan referensi kredit melalui agen referensi kredit eksternal
*Kami dapat menggunakan informasi pribadi Anda untuk mengirimi Anda informasi terbaru (melalui email, pesan teks, telepon, atau pos) tentang produk dan/atau layanan kami. Kami memiliki kepentingan yang sah dalam memproses informasi pribadi Anda untuk tujuan pemasaran atau promosi, sehingga kami biasanya tidak memerlukan persetujuan Anda. Namun, jika persetujuan diperlukan, kami akan meminta persetujuan secara terpisah dan jelas.
Anda memiliki hak untuk tidak menerima komunikasi pemasaran atau promosi dari kami kapan saja.
Kami dapat meminta Anda untuk mengonfirmasi atau memperbarui preferensi pemasaran Anda jika Anda menginstruksikan kami untuk menyediakan produk dan/atau layanan lebih lanjut di masa mendatang, atau jika terdapat perubahan dalam hukum, peraturan, atau struktur bisnis kami.
5. Cara kami membagikan informasi pribadi
Kami akan membagikan informasi pribadi dengan:
- Pihak ketiga yang kami gunakan untuk membantu mengirimkan produk dan/atau layanan kami kepada Anda, seperti penyedia layanan pembayaran, gudang, dan perusahaan pengiriman
- Pihak ketiga lain yang kami gunakan untuk membantu kami menjalankan bisnis kami
- Pihak ketiga yang disetujui oleh Anda, seperti situs media sosial yang Anda pilih untuk menautkan akun Anda atau penyedia pembayaran pihak ketiga
- Agen referensi kredit
- Perusahaan asuransi dan pialang kami
- Bank(-bank) kami;
Kami hanya mengizinkan penyedia layanan kami untuk menangani informasi pribadi Anda jika kami yakin bahwa mereka mengambil tindakan yang tepat untuk melindungi informasi pribadi Anda. Kami juga memberlakukan kewajiban kontraktual pada penyedia layanan yang dapat kami bagikan data Anda untuk memastikan bahwa mereka hanya dapat menggunakan informasi pribadi Anda untuk memberikan layanan kepada kami dan Anda.
Kami dapat mengungkapkan dan bertukar informasi dengan lembaga penegak hukum dan badan pengatur untuk mematuhi kewajiban hukum dan peraturan kami.
6. Tempat kami menyimpan informasi pribadi
Informasi dapat disimpan di kantor kami, agen pihak ketiga, penyedia layanan, perwakilan, agen.
Beberapa pihak ketiga ini mungkin berbasis di luar Wilayah Ekonomi Eropa.
7. Berapa lama kami menyimpan informasi pribadi
Kami akan menyimpan informasi pribadi Anda selama kami menyediakan produk dan/atau layanan kepada Anda, atau selama proses rekrutmen dan, jika sesuai, selama Anda bekerja. Setelah itu, kami akan menyimpan informasi pribadi Anda selama diperlukan, untuk mematuhi persyaratan hukum, untuk menanggapi pertanyaan, keluhan, atau klaim yang diajukan oleh Anda atau atas nama Anda; untuk menunjukkan bahwa kami memperlakukan Anda secara adil, dan untuk menyimpan catatan yang diwajibkan oleh hukum.
Kami tidak akan menyimpan informasi pribadi Anda lebih lama dari yang diperlukan untuk tujuan yang ditetapkan dalam Pemberitahuan ini.
8. Cara kami menjaga keamanan informasi pribadi
Kami memiliki langkah-langkah keamanan yang tepat untuk mencegah informasi pribadi hilang atau digunakan atau diakses secara tidak sah. Hanya mereka yang memiliki kebutuhan bisnis yang nyata untuk mengakses informasi pribadi yang dapat melihatnya. Mereka yang memproses informasi Anda hanya akan melakukannya dengan cara yang sah dan tunduk pada kewajiban kerahasiaan.
Kami menggunakan langkah-langkah keamanan teknis yang tepat termasuk enkripsi yang ketat, anonimisasi, dan teknik pengarsipan untuk melindungi informasi Anda di seluruh sistem komputer, jaringan, situs web, aplikasi seluler, dan kantor kami.
Kami tidak akan pernah meminta kata sandi Anda, dan kami juga tidak akan memasukkan nomor akun atau kata sandi Anda ke dalam email atau setelah mengikuti tautan dari email.
Semua materi elektronik dicadangkan setiap hari dan catatan dalam bentuk cetak disimpan dalam lemari yang terkunci dan aman.
Kami juga memiliki prosedur untuk menangani dugaan pelanggaran keamanan data. Kami akan memberi tahu Anda dan regulator yang berlaku mengenai dugaan pelanggaran keamanan data jika kami diwajibkan secara hukum untuk melakukannya.
9. Pemindahan informasi pribadi keluar dari Inggris
Kami tidak akan membagikan informasi pribadi Anda di luar Inggris. 10. Hak-hak Anda berdasarkan undang-undang perlindungan data
Anda memiliki hak-hak berikut ini berdasarkan undang-undang perlindungan data:
- Hak untuk diberikan salinan informasi pribadi Anda (hak akses)
Jika Anda mengajukan Permintaan Akses Subjek Data berdasarkan hak akses Anda, Anda harus memperhatikan bahwa kami dapat meminta informasi lebih lanjut untuk memverifikasi identitas Anda dan memberikan perincian lebih lanjut tentang permintaan Anda sebelum kami memenuhinya. Jika kami diizinkan secara hukum untuk melakukannya, kami dapat menolak permintaan Anda, dalam hal ini kami akan menjelaskan alasannya kepada Anda
- Hak untuk meminta kami memperbaiki kesalahan apa pun dalam informasi pribadi Anda
Anda dapat meminta kami untuk memperbaiki informasi akurat yang kami miliki. Apabila diperlukan, kami akan memberi tahu Anda pihak ketiga mana yang telah kami ungkapkan data pribadi yang tidak akurat atau tidak lengkap, sehingga Anda dapat mengambil tindakan untuk memberi tahu mereka tentang perbaikan apa pun jika Anda memerlukannya
- Hak untuk meminta kami menghapus informasi pribadi Anda dalam keadaan tertentu
Apabila kami menyetujui permintaan tersebut, kami akan menghapus data Anda dengan aman, namun secara umum akan menganggap bahwa Anda lebih suka kami menyimpan catatan nama dan tanggal lahir Anda dalam daftar individu yang tidak ingin dihubungi (hal ini bertujuan untuk meminimalkan peluang kami untuk terus mengumpulkan data tentang Anda). Jika Anda tidak setuju kami menyimpan nama dan tanggal lahir Anda untuk tujuan ini, Anda dapat mengirimkan surat kepada kami, seperti yang disebutkan di bawah ini, untuk memberi tahu kami
- Hak untuk meminta kami membatasi pemrosesan informasi pribadi Anda dalam keadaan tertentu
Hak-hak Anda berlaku jika Anda membantah keakuratan data pribadi atau Anda keberatan dengan pemrosesan data pribadi Anda oleh kami atas dasar kepentingan sah kami atau jika Anda menganggap pemrosesan data Anda oleh kami melanggar hukum
- Hak untuk menerima informasi pribadi yang Anda berikan kepada kami, dalam format yang terstruktur, umum digunakan, dan dapat dibaca oleh mesin dan/atau mengirimkan data tersebut kepada pihak ketiga dalam keadaan tertentu
Hak ini hanya berlaku jika data pribadi Anda telah diberikan kepada kami oleh Anda, dan telah diproses secara otomatis, dan telah diproses oleh kami berdasarkan persetujuan Anda atau untuk memenuhi persyaratan kontrak
- Hak untuk mengajukan keberatan kapan saja atas informasi pribadi Anda yang diproses untuk pemasaran langsung (termasuk pembuatan profil); dan dalam situasi tertentu lainnya atas pemrosesan informasi pribadi Anda yang berkelanjutan oleh kami
Secara umum, kami hanya akan tidak setuju dengan Anda jika kondisi terbatas tertentu berlaku, yaitu jika kami dapat menunjukkan alasan kuat untuk memproses yang mengesampingkan kepentingan Anda, atau kami memproses data Anda untuk pendirian, pelaksanaan, atau untuk membela klaim hukum
- Hak untuk tidak tunduk pada pengambilan keputusan individu secara otomatis
Meskipun kami mengkategorikan catatan kami agar sesuai dengan cara kami mengelola bisnis, dan kami dapat menilai kelompok individu berdasarkan kategori tersebut, namun tidak satu pun dari aktivitas ini yang melibatkan alat bantu pengambilan keputusan otomatis - selalu ada interaksi dan/atau campur tangan manusia dalam prosesnya.
Jika Anda ingin menggunakan hak-hak Anda, silakan hubungi kami di alamat di bawah ini.
11. Cara menghubungi kami
Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah tentang penggunaan informasi pribadi, silakan hubungi Equipmake di Tel: 01953 661200, Email: enquires@equipmake.co.uk atau melalui surat ke Equipmake Ltd, Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU.
12. Bagaimana cara mengajukan keluhan
Kami berharap bahwa kami akan dapat menyelesaikan pertanyaan atau kekhawatiran yang mungkin Anda miliki tentang penggunaan informasi Anda. Anda juga dapat menyampaikan kekhawatiran Anda kepada Komisioner Informasi Inggris di 0303 123 1113 atau kunjungi situs web mereka: https://ico.org.uk/concerns
