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Equipmake Limited, une société enregistrée en Angleterre et au Pays de Galles sous le numéro 03402844, sise Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU. (désignée par "nous", "notre" ou "nos") s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de toutes les informations qu'elle détient. Il est très important pour nous de veiller à ce que les informations personnelles que vous nous fournissez soient traitées avec le plus grand respect et que vos droits en matière de confidentialité des données soient sauvegardés.
Notre politique de confidentialité explique comment les informations personnelles vous concernant peuvent être collectées, ce que nous faisons de vos données, les mesures que nous prenons pour les sécuriser, ainsi que les droits et les choix dont vous disposez à l'égard de ces informations personnelles. Le présent avis s'applique aux données personnelles de tous les employés, demandeurs d'emploi, contractants, clients et fournisseurs et autres personnes dont nous devons traiter les données dans le cadre de l'exercice de nos activités.
Dans le cadre de la gestion de notre entreprise et en tant qu'employeur, nous traiterons vos informations personnelles soit en tant que responsable du traitement des données, soit en tant que contrôleur des données, à tout moment conformément et sous réserve des lois britanniques en vigueur sur la protection des données.
1. Qu'est-ce qu'une information personnelle ?
En vertu des règles actuelles de protection des données, on entend par "informations personnelles" les informations relatives à une personne identifiée ou identifiable.
Les informations personnelles révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses, les convictions philosophiques ou l'appartenance syndicale, les données génétiques et biométriques, ou les données concernant la santé, la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle sont des "informations personnelles de catégorie spéciale".
2. Comment nous utilisons les informations personnelles
En vertu des lois sur la protection des données, nous ne pouvons utiliser vos informations personnelles que si nous avons une raison légale de le faire. Il peut s'agir
- Respecter nos obligations légales et réglementaires ; ou,
- pour l'exécution du contrat que nous avons conclu avec vous ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat ; ou
- Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers. Il y a intérêt légitime lorsque nous avons une raison professionnelle ou commerciale d'utiliser vos informations, pour autant que vos propres droits et intérêts ne l'emportent pas sur cet intérêt ; ou,
- Lorsque vous avez donné votre consentement.
3. Comment nous collectons les informations personnelles
Nous recueillons des informations personnelles directement auprès de vous, en personne, par téléphone, par SMS ou par courrier électronique. Nous pouvons également collecter des informations à partir de sources accessibles au public, ou directement auprès d'un tiers, ou auprès d'un tiers avec votre consentement, à partir de cookies sur notre site web, ou à partir de nos systèmes informatiques, y compris nos réseaux et connexions informatiques, nos systèmes de vidéosurveillance et de contrôle d'accès, nos systèmes de communication, nos systèmes de courrier électronique et de messagerie instantanée.
4. Informations personnelles que nous collectons et nos obligations légales la raison de ce choix
Nous ne collectons que les informations dont nous savons que nous les utiliserons réellement et pour lesquelles nous avons une raison légale de les traiter. Les informations personnelles sont nécessaires pour vous fournir nos produits et/ou services, ou à des fins de recrutement ou d'emploi. Si vous ne fournissez pas les informations personnelles que nous vous demandons, cela peut retarder ou empêcher notre action légale ou efficace.
Le type d'informations que nous pouvons collecter et utiliser est le suivant :
Pour les demandeurs d'emploi
- Votre nom et vos coordonnées, y compris votre adresse électronique et votre numéro de téléphone
- Images de vous, y compris tout matériel de médias sociaux publics
- Informations nous permettant de vérifier votre identité et votre statut d'immigrant, notamment votre nationalité, votre citoyenneté, votre certificat de naissance, votre passeport, votre visa ou votre carte d'identité.
- Éducation, qualifications, certificats et antécédents professionnels
- Si le poste l'exige, votre permis de conduire.
- Détails de toutes les condamnations non purgées, ou des condamnations purgées lorsqu'il est nécessaire de les déclarer pour des postes spécifiques auxquels vous postulez.
- les coordonnées de tiers, en particulier celles de votre référent
- Nous pouvons également collecter d'autres informations vous concernant qui ne sont pas considérées comme des "informations personnelles" au sens de la réglementation, telles que
o des informations sur la rémunération et les avantages sociaux, ainsi que vos attentes en matière de rémunération future
o Mode de vie/loisirs
La raison légale pour laquelle nous utilisons ces données est la suivante :
- Pour se conformer à une obligation légale, pour effectuer des contrôles afin d'identifier et de vérifier votre identité et pour vérifier votre droit de travailler au Royaume-Uni.
- Aux fins de nos intérêts légitimes, en examinant votre aptitude à l'emploi et en prenant des mesures pour conclure un contrat.
- Autres traitements nécessaires pour se conformer aux obligations professionnelles, légales et réglementaires qui s'appliquent à notre activité et à votre demande d'emploi
Pour les employés
- Outre les informations que nous obtenons pour les demandeurs d'emploi, nous recueillons également des détails sur vos
état matrimonial/familial, sexe et date de naissance/âge
- Détails des absences et informations sur votre santé/forme physique, y compris si vous souffrez d'un handicap
- Numéro d'assurance nationale et dossiers fiscaux - Coordonnées de tiers, en particulier vos contacts en cas d'urgence
- Les informations relatives à votre contrat de travail, y compris les détails de votre salaire, de vos avantages, de vos plans d'action et de votre régime de retraite.
- Votre appartenance à un syndicat, le cas échéant
- Informations sur votre utilisation de nos systèmes informatiques, de communication et autres, et autres informations de suivi
- Nous pouvons également collecter d'autres informations vous concernant qui ne sont pas considérées comme des "informations personnelles" au sens de la réglementation, telles que
o les notes de réunion, la correspondance, les notes contemporaines des conversations, l'évaluation et les autres dossiers relatifs aux performances et aux résultats du travail
o vos griefs et votre dossier disciplinaire
o Coordonnées bancaires
La raison légale pour laquelle nous utilisons ces données est la suivante :
- Pour se conformer à une obligation légale, pour effectuer des contrôles afin d'identifier et de vérifier votre identité et pour tenir des registres confirmant votre droit de continuer à travailler au Royaume-Uni.
- Aux fins de nos intérêts légitimes, en examinant votre aptitude à l'emploi et en prenant des mesures pour conclure un contrat.
- Autres traitements nécessaires pour se conformer aux obligations professionnelles, légales et réglementaires qui s'appliquent à notre activité et à votre demande d'emploi
- Pour l'exécution d'un contrat avec vous, en tant qu'employeur
- Autres traitements nécessaires pour se conformer aux obligations professionnelles, légales et réglementaires qui s'appliquent à nos activités et à votre emploi
- Aux fins de nos intérêts légitimes pour des raisons opérationnelles, y compris la formation
- Analyse statistique pour nous aider à gérer nos activités et à remplir les déclarations statutaires
- Garantir la sécurité des pratiques de travail, de l'administration du personnel et des évaluations
Les raisons énumérées ci-dessus ne s'appliquent pas aux informations personnelles de catégorie spéciale, que nous ne traiterons qu'avec votre consentement explicite.
Pour les entrepreneurs, les clients et les fournisseurs
- les données personnelles de votre personnel ou de vos représentants, telles que leur nom, leur fonction au sein de votre organisation et leurs coordonnées, y compris leur adresse électronique et leur numéro de téléphone
- Images de votre personnel ou de vos représentants
- Nous pouvons également collecter d'autres informations vous concernant qui ne sont pas considérées comme des "informations personnelles" au sens de la réglementation, telles que
o Les coordonnées de votre entreprise
o Informations nous permettant de procéder à des vérifications de solvabilité ou à d'autres vérifications financières concernant votre organisation.
La raison légale pour laquelle nous utilisons ces données est la suivante :
- Pour nos intérêts légitimes à vous fournir des produits et/ou des services et/ou à faire des affaires avec vous
- Prévenir et détecter les fraudes à votre encontre ou à la nôtre
- Effectuer des contrôles pour identifier nos clients et vérifier leur identité
- Autres traitements nécessaires pour se conformer aux obligations professionnelles, légales et réglementaires qui s'appliquent à notre activité
- Empêcher l'accès et les modifications non autorisés aux systèmes
- Mise à jour des dossiers des clients
- Marketing de nos services ou communications promotionnelles*
- Vérification des références de crédit par l'intermédiaire d'agences de référence externes
*Nous pouvons utiliser vos informations personnelles pour vous envoyer des mises à jour (par e-mail, SMS, téléphone ou courrier) sur nos produits et/ou services. Nous avons un intérêt légitime à traiter vos informations personnelles à des fins de marketing ou de promotion, de sorte que nous n'avons généralement pas besoin de votre consentement. Toutefois, si votre consentement est nécessaire, nous vous le demanderons séparément et clairement.
Vous avez le droit de refuser de recevoir des communications marketing ou promotionnelles de notre part à tout moment.
Nous pouvons vous demander de confirmer ou de mettre à jour vos préférences en matière de marketing si vous nous demandez de vous fournir d'autres produits et/ou services à l'avenir, ou en cas de modification de la loi, de la réglementation ou de la structure de notre entreprise.
5. Comment nous partageons les informations personnelles
Nous partagerons des informations personnelles avec :
- les tiers auxquels nous faisons appel pour nous aider à vous fournir nos produits et/ou services, tels que les prestataires de services de paiement, les entrepôts et les sociétés de livraison
- Autres tiers auxquels nous faisons appel pour nous aider à gérer nos activités
- Tiers approuvés par vous, tels que les sites de médias sociaux auxquels vous choisissez de lier votre compte ou les fournisseurs de paiement tiers.
- Agences de référence du crédit
- Nos assureurs et courtiers
- Notre (nos) banque(s) ;
Nous n'autorisons nos prestataires de services à traiter vos informations personnelles que si nous sommes convaincus qu'ils prennent des mesures appropriées pour les protéger. Nous imposons également des obligations contractuelles aux prestataires de services avec lesquels nous pouvons partager vos données afin de garantir qu'ils n'utilisent vos informations personnelles que pour nous fournir des services, ainsi qu'à vous.
Nous pouvons divulguer et échanger des informations avec les autorités chargées de l'application de la loi et les organismes de réglementation afin de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.
6. Où nous stockons les informations personnelles
Les informations peuvent être conservées dans nos bureaux, par des agences tierces, des prestataires de services, des représentants ou des agents.
Certains de ces tiers peuvent être basés en dehors de l'Espace économique européen.
7. Durée de conservation des informations personnelles
Nous conserverons vos informations personnelles pendant que nous vous fournissons des produits et/ou des services, ou pendant la procédure de recrutement et, le cas échéant, votre emploi. Par la suite, nous conserverons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire, pour nous conformer aux exigences légales, pour répondre à toute question, plainte ou réclamation formulée par vous ou en votre nom, pour montrer que nous vous avons traité de manière équitable et pour tenir les registres exigés par la loi.
Nous ne conserverons pas vos informations personnelles plus longtemps que nécessaire aux fins énoncées dans le présent avis.
8. Comment nous assurons la sécurité des informations personnelles
Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher la perte, l'utilisation ou l'accès illégal aux informations personnelles. Seules les personnes ayant un véritable besoin professionnel d'accéder aux informations personnelles peuvent les consulter. Les personnes qui traitent vos informations le font uniquement de manière autorisée et sont soumises à un devoir de confidentialité.
Nous utilisons des mesures de sécurité technique appropriées, y compris des techniques strictes de cryptage, d'anonymisation et d'archivage pour sauvegarder vos informations sur l'ensemble de nos systèmes informatiques, réseaux, sites web, applications mobiles et bureaux.
Nous ne vous demanderons jamais vos mots de passe et nous ne saisirons jamais votre numéro de compte ou votre mot de passe dans un courrier électronique ou après avoir suivi un lien figurant dans un courrier électronique.
Tout le matériel électronique est sauvegardé quotidiennement et les documents papier sont conservés dans une armoire sécurisée et verrouillée.
Nous avons également mis en place des procédures en cas de suspicion de violation de la sécurité des données. Nous vous notifierons, ainsi qu'à toute autorité de régulation compétente, toute suspicion de violation de la sécurité des données lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.
9. Transfert de données personnelles hors du Royaume-Uni
Nous ne partagerons pas vos informations personnelles en dehors du Royaume-Uni. 10. Vos droits en vertu de la loi sur la protection des données
Vous disposez des droits suivants en vertu de la loi sur la protection des données :
- Le droit d'obtenir une copie de vos données personnelles (droit d'accès)
Si vous faites une demande d'accès en vertu de vos droits d'accès, vous devez savoir que nous pouvons vous demander plus d'informations pour vérifier votre identité et fournir plus de détails sur votre demande avant d'y donner suite. Si nous sommes légalement autorisés à le faire, nous pouvons refuser votre demande, auquel cas nous vous expliquerons pourquoi.
- Le droit d'exiger que nous corrigions toute erreur dans vos informations personnelles
Vous pouvez nous demander de rectifier toute information exacte que nous détenons. Le cas échéant, nous vous indiquerons les tiers auxquels nous avons communiqué les données à caractère personnel inexactes ou incomplètes, afin que vous puissiez prendre des mesures pour les informer de toute rectification si vous le souhaitez.
- Le droit de nous demander de supprimer vos informations personnelles dans certaines circonstances
Si nous acceptons votre demande, nous supprimerons vos données en toute sécurité, mais nous supposerons généralement que vous préférez que nous conservions une note de votre nom et de votre date de naissance dans notre registre des personnes qui préfèrent ne pas être contactées (ceci a pour but de minimiser les chances que nous continuions à collecter des données à votre sujet). Si vous n'êtes pas d'accord pour que nous conservions votre nom et votre date de naissance à cette fin, vous êtes libre de nous écrire, comme indiqué ci-dessous, pour nous dire
- Le droit de nous demander de restreindre le traitement de vos informations personnelles dans certaines circonstances
Vos droits s'appliquent si vous contestez l'exactitude des données à caractère personnel ou si vous vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons liées à nos intérêts légitimes ou si vous considérez que le traitement de vos données est illégal.
- le droit de recevoir les informations personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou de transmettre ces données à un tiers dans certaines circonstances
Ce droit ne s'applique que si vos données personnelles nous ont été fournies par vous, qu'elles ont été traitées automatiquement et qu'elles ont été traitées par nous sur la base de votre consentement ou afin de répondre aux exigences d'un contrat.
- le droit de s'opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct (y compris le profilage) et, dans certaines autres situations, à la poursuite du traitement de vos données personnelles
En règle générale, nous ne serons en désaccord avec vous que si certaines conditions limitées s'appliquent, à savoir que nous pouvons démontrer des motifs impérieux de traitement qui l'emportent sur vos intérêts, ou que nous traitons vos données pour la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice.
- Le droit de ne pas faire l'objet d'une prise de décision individuelle automatisée
Bien que nous classions nos dossiers en fonction de la manière dont nous gérons nos activités et que nous puissions évaluer des groupes de personnes sur la base de ces catégories, aucune de ces activités ne fait appel à des outils de prise de décision automatisés - il y a toujours une interaction et/ou une intervention humaine dans le processus.
Si vous souhaitez exercer l'un de vos droits, veuillez nous contacter à l'adresse ci-dessous.
11. Comment nous contacter
Si vous avez des questions ou des inquiétudes concernant l'utilisation de vos informations personnelles, veuillez contacter Equipmake par téléphone au 01953 661200, par courrier électronique à l'adresse suivante : enquires@equipmake.co.uk ou par courrier à Equipmake Ltd, Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU.
12. Comment déposer une plainte
Nous espérons être en mesure de répondre à toutes les questions ou préoccupations que vous pourriez avoir concernant l'utilisation de vos informations. Vous pouvez également faire part de vos préoccupations au commissaire à l'information du Royaume-Uni en appelant le 0303 123 1113 ou en visitant son site web : https://ico.org.uk/concerns.
