Lataa kopio tietosuojakäytäntöasiakirjoistamme:
Equipmake Limited, Englannissa ja Walesissa numerolla 03402844 rekisteröity yritys, Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU. (jäljempänä "me", "meitä" tai "meidän") on sitoutunut suojelemaan kaikkien hallussamme olevien tietojen yksityisyyttä ja turvallisuutta. Meille on erittäin tärkeää varmistaa, että meille antamiasi henkilötietoja käsitellään äärimmäisen kunnioittavasti ja että tietosuojaoikeutesi turvataan.
Tietosuojakäytännössämme selitetään, miten sinua koskevia henkilötietoja voidaan kerätä, mitä teemme tiedoillasi, mitä toimenpiteitä toteutamme tietojen suojaamiseksi sekä mitä oikeuksia ja valintoja sinulla on näihin henkilötietoihin liittyen. Tätä ilmoitusta sovelletaan kaikkien työntekijöiden, työnhakijoiden, urakoitsijoiden, asiakkaiden ja toimittajien sekä muiden henkilöiden henkilötietoihin, joiden tietoja meidän on käsiteltävä liiketoimintamme harjoittamisen yhteydessä.
Liiketoimintamme harjoittamisen yhteydessä ja työnantajana käsittelemme henkilötietojasi joko henkilötietojen käsittelijänä tai rekisterinpitäjänä aina Yhdistyneen kuningaskunnan voimassa olevien tietosuojalakien mukaisesti ja niitä noudattaen.
1. Mitä ovat henkilötiedot?
Nykyisten tietosuojasääntöjen mukaan "henkilötiedoilla" tarkoitetaan tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön liittyviä tietoja.
Henkilötiedot, joista käy ilmi rotu tai etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonnolliset tai filosofiset vakaumukset tai ammattiyhdistyksen jäsenyys, geneettiset ja biometriset tiedot tai terveyttä, sukupuolielämää tai seksuaalista suuntautumista koskevat tiedot, ovat "erityisiä henkilötietoja".
2. Miten käytämme henkilötietoja
Tietosuojalakien mukaan voimme käyttää henkilötietojasi vain, jos meillä on siihen laillinen syy. Tämä voi olla:
- noudattaaksemme lakisääteisiä ja lainsäädännöllisiä velvoitteitamme; tai,
- Sinun kanssasi tekemämme sopimuksen täyttämiseksi tai toteuttamaan toimenpiteitä pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä; tai,
- Meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujemme vuoksi. Oikeutettu etu on silloin, kun meillä on liiketoiminnallinen tai kaupallinen syy käyttää tietojasi, kunhan omat oikeutesi ja etusi eivät syrjäytä sitä; tai,
- Jos olet antanut suostumuksesi.
3. Miten keräämme henkilötietoja
Keräämme henkilötietoja suoraan sinulta henkilökohtaisesti, puhelimitse, tekstiviestillä tai sähköpostitse. Voimme myös kerätä tietoja julkisista lähteistä tai suoraan kolmannelta osapuolelta tai kolmannelta osapuolelta sinun suostumuksellasi, verkkosivustomme evästeistä tai IT-järjestelmistämme, mukaan lukien tietoverkot ja -yhteydet, CCTV- ja kulunvalvontajärjestelmät, viestintäjärjestelmät, sähköposti- ja pikaviestijärjestelmät.
4. Keräämämme henkilötiedot ja lailliset syy tähän
Keräämme vain sellaisia tietoja, joita tiedämme todella käyttävämme ja joiden käsittelyyn meillä on laillinen syy. Henkilötietoja tarvitaan, jotta voimme tarjota sinulle tuotteitamme ja/tai palveluitamme tai rekrytointi- tai työllistämistarkoituksessa. Jos et anna pyytämiämme henkilötietoja, se voi viivästyttää tai estää meitä toimimasta laillisesti tai tehokkaasti.
Keräämämme ja käyttämämme tiedot ovat muun muassa:
Työnhakijoille
- Nimesi ja yhteystietosi, mukaan lukien sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
- sinusta otetut kuvat, mukaan lukien kaikki julkinen sosiaalisen median materiaali
- Tiedot, joiden avulla voimme tarkistaa ja todentaa henkilöllisyytesi ja maahanmuuttostatuksesi, kuten kansalaisuutesi, syntymätodistuksesi, passisi/viisumitietosi tai henkilökorttisi.
- Koulutus, pätevyys, todistukset ja työhistoria
- Ajokortti, jos se on työn vaatimus.
- Yksityiskohtaiset tiedot mahdollisista tuomioista, joita ei ole vielä annettu tai jotka on annettu, jos hakijan on ilmoitettava niistä tiettyjä tehtäviä varten.
- Kolmannen osapuolen yhteystiedot, erityisesti erotuomaritietosi.
- Saatamme kerätä sinusta myös muita tietoja, joita ei säädösten mukaan pidetä "henkilötietoina", kuten:
o Palkka- ja etuustiedot sekä odotuksesi tulevasta palkkapaketista.
o Elämäntapa/vapaa-ajan aktiviteetit
Laillinen syymme näiden tietojen käyttämiseen on:
- lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, henkilöllisyytesi tunnistamiseksi ja todentamiseksi sekä sen tarkistamiseksi, että sinulla on oikeus työskennellä Yhdistyneessä kuningaskunnassa.
- oikeutettujen etujemme vuoksi, kun harkitsemme soveltuvuuttasi työhön ja ryhdymme toimenpiteisiin sopimuksen tekemiseksi.
- Muu käsittely, joka on tarpeen liiketoimintaamme ja työhakemustasi koskevien ammatillisten, oikeudellisten ja sääntelyyn liittyvien velvoitteiden noudattamiseksi.
Työntekijöille
- Työnhakijoita varten saamiemme tietojen lisäksi keräämme tietoja myös seuraavista asioista
siviilisääty/perheasema, sukupuoli ja syntymäaika/ikä.
- yksityiskohtaiset tiedot poissaoloista ja terveydentilastasi/kuntotiedoistasi, mukaan lukien tieto siitä, onko sinulla jokin vamma.
- Kansallinen vakuutusnumero ja verotiedot - Kolmansien osapuolten yhteystiedot, erityisesti hätäyhteystietosi.
- työsopimustiedot, mukaan lukien tiedot palkasta, eduista, osakejärjestelmistä ja eläkejärjestelyistä.
- Ammattiyhdistyksen jäsenyytesi, jos mahdollista
- Tietoja IT-, viestintä- ja muiden järjestelmiemme käytöstäsi sekä muita seurantatietoja.
- Saatamme kerätä sinusta myös muita tietoja, joita ei säädösten mukaan pidetä "henkilötietoina", kuten seuraavia tietoja
o Kokousmuistiot, kirjeenvaihto, samanaikaiset muistiinpanot keskusteluista, arvioinnit ja muut työsuoritusta/tulosta koskevat tiedot.
o Valitukset ja kurinpitokäytännöt
o Pankkitiedot
Laillinen syymme näiden tietojen käyttämiseen on:
- lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, henkilöllisyytenne tunnistamiseksi ja todentamiseksi tehtävien tarkastusten suorittamiseksi ja sellaisten tietojen säilyttämiseksi, jotka vahvistavat jatkuvan oikeutenne työskennellä Yhdistyneessä kuningaskunnassa.
- oikeutettujen etujemme vuoksi, kun harkitsemme soveltuvuuttasi työhön ja ryhdymme toimenpiteisiin sopimuksen tekemiseksi.
- Muu käsittely, joka on tarpeen liiketoimintaamme ja työhakemustasi koskevien ammatillisten, oikeudellisten ja sääntelyyn liittyvien velvoitteiden noudattamiseksi.
- työnantajanne kanssa tehdyn sopimuksen täyttämiseksi.
- Muu käsittely, joka on tarpeen liiketoimintaamme ja työsuhteitasi koskevien ammatillisten, oikeudellisten ja sääntelyyn liittyvien velvoitteiden noudattamiseksi.
- oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi toiminnallisista syistä, mukaan lukien koulutus.
- Tilastollinen analyysi, joka auttaa meitä hallinnoimaan liiketoimintaamme ja täyttämään lakisääteiset ilmoitukset.
- Turvallisten työkäytäntöjen, henkilöstöhallinnon ja arviointien varmistaminen.
Edellä luetellut syyt eivät koske erityisiä henkilötietoja, joita käsittelemme vain nimenomaisella suostumuksellasi.
Urakoitsijoille, asiakkaille ja tavarantoimittajille
- Henkilöstönne tai edustajanne henkilötiedot, kuten nimi, asema organisaatiossanne ja yhteystiedot, mukaan lukien sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
- Kuvat henkilökunnastanne tai edustajistanne
- Saatamme kerätä sinusta myös muita tietoja, joita ei säädösten mukaan pidetä "henkilötietoina", kuten seuraavia tietoja
o Yrityksesi tiedot
o Tiedot, joiden avulla voimme tehdä luotto- tai muita taloudellisia tarkastuksia organisaatiostasi.
Laillinen syymme näiden tietojen käyttämiseen on:
- oikeutettuihin etuihimme, jotka liittyvät tuotteiden ja/tai palvelujen tarjoamiseen sinulle ja/tai liiketoiminnan harjoittamiseen kanssasi.
- Sinuun tai meihin kohdistuvien petosten estämiseksi ja havaitsemiseksi
- Tarkastusten tekeminen asiakkaidemme tunnistamiseksi ja heidän henkilöllisyytensä todentamiseksi.
- Muu käsittely, joka on tarpeen liiketoimintaamme koskevien ammatillisten, oikeudellisten ja sääntelyyn liittyvien velvoitteiden noudattamiseksi.
- Luvattoman pääsyn ja järjestelmiin tehtävien muutosten estäminen.
- Asiakastietojen päivittäminen
- Palvelujemme markkinointi tai mainosviestintä*
- Luottotiedot tarkistetaan ulkoisten luottotietotoimistojen kautta
* Saatamme käyttää henkilötietojasi lähettääksemme sinulle päivityksiä (sähköpostitse, tekstiviestillä, puhelimitse tai postitse) tuotteistamme ja/tai palveluistamme. Henkilötietojesi käsittely markkinointi- tai myynninedistämistarkoituksiin on oikeutettu etumme, joten emme yleensä tarvitse suostumustasi. Jos suostumusta kuitenkin tarvitaan, pyydämme sitä erikseen ja selkeästi.
Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltäytyä vastaanottamasta markkinointi- tai mainosviestejä meiltä.
Saatamme pyytää sinua vahvistamaan tai päivittämään markkinointiasetuksesi, jos pyydät meitä tarjoamaan uusia tuotteita ja/tai palveluja tulevaisuudessa tai jos laki, sääntely tai liiketoimintamme rakenne muuttuu.
5. Miten jaamme henkilötietoja
Jaamme henkilökohtaisia tietoja seuraaville tahoille:
- Kolmannet osapuolet, joita käytämme tuotteiden ja/tai palveluiden toimittamiseen sinulle, kuten maksupalveluntarjoajat, varastot ja jakeluyritykset.
- Muut kolmannet osapuolet, joita käytämme auttamaan meitä liiketoimintamme harjoittamisessa.
- Kolmannet osapuolet, jotka olet hyväksynyt, kuten sosiaalisen median sivustot, joihin haluat yhdistää tilisi, tai kolmannen osapuolen maksupalveluntarjoajat.
- Luottotietotoimistot
- Vakuutusyhtiömme ja välittäjämme
- Pankkimme(t);
Sallimme palveluntarjoajiemme käsitellä henkilötietojasi vain, jos olemme vakuuttuneita siitä, että he toteuttavat asianmukaisia toimenpiteitä henkilötietojesi suojaamiseksi. Asetamme myös palveluntarjoajille, joille saatamme jakaa tietojasi, sopimusvelvoitteita sen varmistamiseksi, että he voivat käyttää henkilötietojasi vain palvelujen tarjoamiseen meille ja sinulle.
Voimme luovuttaa ja vaihtaa tietoja lainvalvontaviranomaisten ja sääntelyelinten kanssa noudattaaksemme lakisääteisiä ja sääntelyyn liittyviä velvoitteitamme.
6. Missä säilytämme henkilötietoja
Tietoja voidaan säilyttää toimistossamme, kolmannen osapuolen virastoissa, palveluntarjoajissa, edustajissa ja asiamiehissä.
Osa näistä kolmansista osapuolista voi sijaita Euroopan talousalueen ulkopuolella.
7. Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja
Säilytämme henkilötietojasi, kun tarjoamme sinulle tuotteita ja/tai palveluita tai rekrytointiprosessin ja tarvittaessa työsuhteen aikana. Tämän jälkeen säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen, jotta voimme täyttää lakisääteiset vaatimukset, vastata sinun tai puolestasi esitettyihin kysymyksiin, valituksiin tai vaatimuksiin, osoittaa, että kohtelimme sinua oikeudenmukaisesti, ja säilyttää lain edellyttämät tiedot.
Emme säilytä henkilötietojasi kauemmin kuin on tarpeen tässä ilmoituksessa esitettyjä tarkoituksia varten.
8. Miten pidämme henkilötiedot turvassa
Meillä on asianmukaiset turvatoimet, joilla estetään henkilötietojen katoaminen, käyttäminen tai lainvastainen pääsy niihin. Henkilötietoja voivat nähdä vain ne henkilöt, joilla on aito liiketoiminnallinen tarve päästä niihin käsiksi. Tietojasi käsittelevät henkilöt tekevät sen vain valtuutetulla tavalla ja heitä koskee luottamuksellisuusvelvoite.
Käytämme asianmukaisia teknisiä turvatoimia, kuten tiukkoja salaus-, anonymisointi- ja arkistointitekniikoita, turvataksemme tietojasi kaikissa tietokonejärjestelmissämme, verkoissamme, verkkosivustoillamme, mobiilisovelluksissamme ja toimistoissamme.
Emme koskaan pyydä sinulta salasanojasi, emmekä kirjoita tilinumeroasi tai salasanaasi sähköpostiin tai sähköpostin linkkiä seuraamalla.
Kaikesta sähköisestä aineistosta tehdään päivittäin varmuuskopio, ja paperitulosteet säilytetään lukitussa, turvallisessa kaapissa.
Meillä on myös menettelyt epäiltyjen tietoturvaloukkausten varalta. Ilmoitamme epäillystä tietoturvaloukkauksesta sinulle ja mahdolliselle sääntelyviranomaiselle, jos meitä vaaditaan laillisesti tekemään niin.
9. Henkilötietojen siirto Yhdistyneestä kuningaskunnasta
Emme jaa henkilötietojasi Yhdistyneen kuningaskunnan ulkopuolelle. 10. Tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeutesi
Sinulla on seuraavat tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet:
- oikeus saada kopio henkilötiedoistasi (tiedonsaantioikeus).
Jos teet tietojensaantipyynnön tietojensaantioikeutesi nojalla, sinun on huomioitava, että saatamme pyytää sinulta lisätietoja henkilöllisyytesi todentamiseksi ja pyyntösi tarkempien yksityiskohtien esittämiseksi ennen kuin suostumme pyyntöösi. Jos meillä on laillinen lupa tehdä niin, voimme kieltäytyä pyynnöstäsi, jolloin selitämme sinulle, miksi.
- Oikeus vaatia meitä korjaamaan henkilötiedoissasi olevat virheet.
Voit pyytää meitä oikaisemaan hallussamme olevat virheelliset tiedot. Tarvittaessa kerromme sinulle, mille kolmansille osapuolille olemme luovuttaneet epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot, jotta voit ryhtyä toimenpiteisiin ilmoittaaksesi heille mahdollisesta oikaisusta, jos haluat.
- Oikeus vaatia meitä poistamaan henkilötietosi tietyissä olosuhteissa.
Jos suostumme pyyntöön, poistamme tietosi turvallisesti, mutta oletamme yleensä, että haluat säilyttää nimesi ja syntymäaikasi rekisterissämme henkilöistä, jotka eivät halua, että heihin otetaan yhteyttä (tämän tarkoituksena on minimoida mahdollisuus, että keräämme edelleen tietoja sinusta). Jos et hyväksy sitä, että säilytämme nimesi ja syntymäaikasi tätä tarkoitusta varten, voit vapaasti kirjoittaa meille alla mainitulla tavalla ja kertoa meille seuraavaa.
- Oikeus vaatia meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä tietyissä olosuhteissa.
Oikeuksiasi sovelletaan, jos kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä oikeutettujen etujemme perusteella tai jos katsot, että tietojesi käsittely on lainvastaista.
- oikeus saada meille antamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja/tai siirtää nämä tiedot tietyissä olosuhteissa kolmannelle osapuolelle.
Tätä oikeutta sovelletaan vain siinä tapauksessa, että olet itse toimittanut meille henkilötietosi ja että niitä on käsitelty automaattisesti ja että olemme käsitelleet niitä suostumuksesi perusteella tai sopimuksen vaatimusten täyttämiseksi.
- oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten (mukaan lukien profilointi) ja tietyissä muissa tilanteissa henkilötietojesi käsittelyn jatkamista.
Yleisesti ottaen emme suostu siihen, jos tietyt rajoitetut edellytykset täyttyvät, esimerkiksi jos voimme osoittaa, että käsittelylle on pakottava syy, joka syrjäyttää etusi, tai jos käsittelemme tietojasi oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
- Oikeus olla joutumatta automatisoidun yksilöllisen päätöksenteon kohteeksi
Vaikka luokittelemme tietojamme liiketoimintamme hallinnoinnin mukaisesti ja saatamme arvioida yksilöryhmiä näiden luokkien perusteella, mikään näistä toimista ei sisällä automaattisia päätöksentekovälineitä - prosessissa on aina ihmisen vuorovaikutusta ja/tai väliintuloa.
Jos haluat käyttää jotakin oikeuksistasi, ota meihin yhteyttä alla olevaan osoitteeseen.
11. Kuinka ottaa yhteyttä meihin
Jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita henkilötietojen käytöstä, ota yhteyttä Equipmakeen puhelimitse: 01953 661200, sähköpostitse: enquires@equipmake.co.uk tai postitse osoitteeseen Equipmake Ltd, Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU.
12. Miten tehdä valitus
Toivomme, että pystymme ratkaisemaan kaikki tietojesi käyttöä koskevat kysymykset tai huolenaiheet. Voit myös ottaa yhteyttä Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojavaltuutettuun numerossa 0303 123 1113 tai heidän verkkosivuillaan: https://ico.org.uk/concerns.
