Download en kopi af vores dokumenter om privatlivspolitik:
Equipmake Limited, en virksomhed registreret i England og Wales under nr. 03402844 på Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU. (omtalt som "vi", "os" eller "vores") er forpligtet til at beskytte privatlivets fred og sikkerheden for alle de oplysninger, vi har. Det er meget vigtigt for os at sikre, at de personlige oplysninger, du giver os, behandles med den største respekt, og at dine databeskyttelsesrettigheder beskyttes.
Vores privatlivspolitik forklarer, hvordan personlige oplysninger om dig kan indsamles, hvad vi gør med dine data, de foranstaltninger, vi træffer for at holde dem sikre, samt de rettigheder og valg, du har i forhold til disse personlige oplysninger. Denne meddelelse gælder for personoplysninger om alle medarbejdere, jobsøgende, entreprenører, kunder og leverandører og andre personer, hvis oplysninger vi er nødt til at behandle i forbindelse med udførelsen af vores forretning.
I forbindelse med driften af vores virksomhed og som arbejdsgiver vil vi behandle dine personlige oplysninger enten som databehandler eller dataansvarlig, til enhver tid i overensstemmelse med og underlagt gældende britiske databeskyttelseslove.
1. Hvad er personlig information?
I henhold til de nuværende databeskyttelsesregler betyder "personlige oplysninger" oplysninger, der vedrører en identificeret eller identificerbar person.
Personoplysninger, der afslører race eller etnisk oprindelse, politiske holdninger, religiøs overbevisning, filosofisk overbevisning eller fagforeningsmedlemskab, genetiske og biometriske data eller data vedrørende helbred, sexliv eller seksuel orientering er "særlige kategorier af personoplysninger".
2. Hvordan vi bruger personlige oplysninger
I henhold til databeskyttelseslovgivningen kan vi kun bruge dine personlige oplysninger, hvis vi har en lovlig grund til at gøre det. Dette kan være:
- For at overholde vores juridiske og lovgivningsmæssige forpligtelser; eller,
- Til opfyldelse af vores kontrakt med dig eller til at tage skridt på din anmodning, før vi indgår en kontrakt; eller,
- Af hensyn til vores eller en tredjeparts legitime interesser. En legitim interesse er, når vi har en forretningsmæssig eller kommerciel grund til at bruge dine oplysninger, så længe dette ikke tilsidesættes af dine egne rettigheder og interesser; eller,
- Hvor du har givet dit samtykke.
3. Hvordan vi indsamler personlige oplysninger
Vi indsamler personlige oplysninger direkte fra dig personligt, via telefon, sms eller e-mail. Vi kan også indsamle oplysninger fra offentligt tilgængelige kilder eller direkte fra en tredjepart eller fra en tredjepart med dit samtykke, fra cookies på vores hjemmeside eller fra vores IT-systemer, herunder vores computernetværk og -forbindelser, CCTV og adgangskontrolsystemer, kommunikationssystemer, e-mail og instant messaging-systemer.
4. Personlige oplysninger, vi indsamler, og vores lovlige grunden til at gøre det
Vi indsamler kun oplysninger, som vi ved, at vi virkelig vil bruge, og at vi har en lovlig grund til at behandle disse data. Personlige oplysninger er nødvendige for at kunne levere vores produkter og/eller tjenester til dig eller til rekrutterings- eller ansættelsesformål. Hvis du ikke giver os de personlige oplysninger, vi beder om, kan det forsinke eller forhindre os i at gøre det lovligt eller effektivt.
Den type oplysninger, vi kan indsamle og bruge, omfatter:
For jobsøgende
- Dit navn og dine kontaktoplysninger, herunder e-mailadresse og telefonnummer
- Billeder af dig, herunder offentligt materiale på sociale medier
- Oplysninger, der gør det muligt for os at kontrollere og verificere din identitet og immigrationsstatus, som kan omfatte din nationalitet, statsborgerskab, fødselsattest/pas/visumoplysninger eller identitetskort.
- Uddannelse, kvalifikationer, certifikater og beskæftigelseshistorik
- Hvor det er et krav i jobbet, dit kørekort
- Detaljer om eventuelle uafsluttede domme eller afsluttede domme, hvor det er et krav, at du oplyser det til specifikke roller, du søger.
- Tredjeparts kontaktoplysninger, især dine dommeroplysninger
- Vi kan også indsamle andre oplysninger om dig, som ikke betragtes som "personlige oplysninger" i henhold til reglerne, f.eks:
o Oplysninger om løn og fordele samt din forventning til en eventuel fremtidig lønpakke
o Livsstils-/fritidsaktiviteter
Vores lovlige grund til at bruge disse data er:
- For at overholde en juridisk forpligtelse til at udføre kontroller for at identificere og bekræfte din identitet og kontrollere din ret til at arbejde i Storbritannien
- Med henblik på vores legitime interesser i at vurdere din egnethed til ansættelse og i at tage skridt til at indgå en kontrakt
- Anden behandling, der er nødvendig for at overholde professionelle, juridiske og lovgivningsmæssige forpligtelser, der gælder for vores virksomhed og din ansøgning om arbejde
For medarbejdere
- Ud over de oplysninger, vi får om jobsøgere, vil vi også indsamle oplysninger om din
civilstand/familiestatus, køn og fødselsdato/alder
- Detaljer om fravær og oplysninger om dit helbred/fitness, herunder om du har et handicap
- Nationalforsikringsnummer og skatteoplysninger - Kontaktoplysninger til tredjeparter, især dine nødkontakter
- Oplysninger om din ansættelseskontrakt, herunder oplysninger om din løn, fordele, aktieordninger, pensionsordninger
- Dit fagforeningsmedlemskab, hvis det er relevant
- Oplysninger om din brug af vores IT-, kommunikations- og andre systemer samt andre overvågningsoplysninger
- Vi kan også indsamle andre oplysninger om dig, som ikke betragtes som "personlige oplysninger" i henhold til reglerne, f.eks.
o Mødenotater, korrespondance, samtidige notater af samtaler, bedømmelse og andre optegnelser over arbejdspræstationer/output
o Din klagesag og disciplinærsag
o Bankoplysninger
Vores lovlige grund til at bruge disse data er:
- For at overholde en juridisk forpligtelse, for at udføre kontroller for at identificere og bekræfte din identitet og for at føre optegnelser, der bekræfter din fortsatte ret til at arbejde i Storbritannien.
- Med henblik på vores legitime interesser i at vurdere din egnethed til ansættelse og i at tage skridt til at indgå en kontrakt
- Anden behandling, der er nødvendig for at overholde professionelle, juridiske og lovgivningsmæssige forpligtelser, der gælder for vores virksomhed og din ansøgning om arbejde
- Til opfyldelse af en kontrakt med dig som din arbejdsgiver
- Anden behandling, der er nødvendig for at overholde professionelle, juridiske og lovgivningsmæssige forpligtelser, der gælder for vores virksomhed og din ansættelse
- Med henblik på vores legitime interesser af driftsmæssige årsager, herunder uddannelse
- Statistisk analyse for at hjælpe os med at styre vores forretning og udfylde lovpligtige indberetninger
- Sikre arbejdsmetoder, personaleadministration og evalueringer
Ovenstående årsager gælder ikke for personoplysninger i særlige kategorier, som vi kun behandler med dit udtrykkelige samtykke.
For entreprenører, kunder og leverandører
- Personlige oplysninger om dine medarbejdere eller repræsentanter, f.eks. deres navn, stilling i din organisation og kontaktoplysninger, herunder e-mailadresse og telefonnummer.
- Billeder af dit personale eller din(e) repræsentant(er)
- Vi kan også indsamle andre oplysninger om dig, som ikke betragtes som "personlige oplysninger" i henhold til reglerne, f.eks.
o Oplysninger om din virksomhed
o Oplysninger, der gør det muligt for os at foretage kredit- eller andre finansielle kontroller af din organisation
Vores lovlige grund til at bruge disse data er:
- For vores legitime interesser i at levere produkter og/eller tjenester til dig og/eller i at drive forretning med dig
- For at forhindre og opdage svindel mod dig eller os
- Gennemføre kontroller for at identificere vores kunder og bekræfte deres identitet
- Anden behandling, der er nødvendig for at overholde professionelle, juridiske og lovgivningsmæssige forpligtelser, der gælder for vores virksomhed
- Forebyggelse af uautoriseret adgang til og ændringer af systemer
- Opdatering af kundeoptegnelser
- Markedsføring af vores tjenester eller salgsfremmende kommunikation*.
- Kontrol af kreditoplysninger via eksterne kreditoplysningsbureauer
*Vi kan bruge dine personlige oplysninger til at sende dig opdateringer (via e-mail, sms, telefon eller post) om vores produkter og/eller tjenester. Vi har en legitim interesse i at behandle dine personlige oplysninger til markedsførings- eller reklameformål, så vi har normalt ikke brug for dit samtykke. Men hvor samtykke er nødvendigt, vil vi bede om samtykke separat og tydeligt.
Du har til enhver tid ret til at fravælge at modtage markedsførings- eller reklamekommunikation fra os.
Vi kan bede dig om at bekræfte eller opdatere dine markedsføringspræferencer, hvis du beder os om at levere yderligere produkter og/eller tjenester i fremtiden, eller hvis der sker ændringer i loven, reguleringen eller strukturen i vores virksomhed.
5. Hvordan vi deler personlige oplysninger
Vi deler personlige oplysninger med:
- Tredjeparter, som vi bruger til at hjælpe med at levere vores produkter og/eller tjenester til dig, f.eks. udbydere af betalingstjenester, lagre og leveringsfirmaer.
- Andre tredjeparter, som vi bruger til at hjælpe os med at drive vores forretning
- Tredjeparter, der er godkendt af dig, f.eks. sociale medier, som du vælger at knytte din konto til, eller tredjepartsbetalingsudbydere
- Kreditoplysningsbureauer
- Vores forsikringsselskaber og mæglere
- Vores bank(er);
Vi tillader kun vores tjenesteudbydere at håndtere dine personlige oplysninger, hvis vi er sikre på, at de træffer passende foranstaltninger til at beskytte dine personlige oplysninger. Vi pålægger også tjenesteudbydere, som vi kan dele dine data med, kontraktlige forpligtelser for at sikre, at de kun kan bruge dine personlige oplysninger til at levere tjenester til os og til dig.
Vi kan videregive og udveksle oplysninger med retshåndhævende myndigheder og tilsynsorganer for at overholde vores juridiske og lovgivningsmæssige forpligtelser.
6. Hvor vi opbevarer personlige oplysninger
Oplysningerne kan opbevares på vores kontorer, hos tredjepartsagenturer, tjenesteudbydere, repræsentanter og agenter.
Nogle af disse tredjeparter kan være baseret uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde.
7. Hvor længe vi opbevarer personlige oplysninger
Vi opbevarer dine personlige oplysninger, mens vi leverer produkter og/eller tjenester til dig, eller under rekrutteringsprocessen og, hvis det er relevant, din ansættelse. Derefter opbevarer vi dine personlige oplysninger, så længe det er nødvendigt for at overholde juridiske krav, for at svare på spørgsmål, klager eller krav fra dig eller på dine vegne, for at vise, at vi har behandlet dig retfærdigt, og for at føre optegnelser, der kræves i henhold til loven.
Vi opbevarer ikke dine personlige oplysninger længere end nødvendigt til de formål, der er beskrevet i denne meddelelse.
8. Sådan holder vi personlige oplysninger sikre
Vi har passende sikkerhedsforanstaltninger for at forhindre, at personlige oplysninger går tabt eller bruges eller tilgås ulovligt. Kun de, der har et reelt forretningsmæssigt behov for at få adgang til personlige oplysninger, kan se dem. De, der behandler dine oplysninger, gør det kun på en autoriseret måde og er underlagt tavshedspligt.
Vi bruger passende tekniske sikkerhedsforanstaltninger, herunder streng kryptering, anonymisering og arkiveringsteknikker for at beskytte dine oplysninger på tværs af alle vores computersystemer, netværk, websteder, mobilapps og kontorer.
Vi vil aldrig bede dig om dine adgangskoder, og vi vil heller ikke indtaste dit kontonummer eller din adgangskode i en e-mail eller efter at have fulgt et link i en e-mail.
Alt elektronisk materiale sikkerhedskopieres dagligt, og papirkopier opbevares i et aflåst, sikkert skab.
Vi har også procedurer til at håndtere et formodet brud på datasikkerheden. Vi vil underrette dig og enhver relevant tilsynsmyndighed om et formodet brud på datasikkerheden, hvis vi er juridisk forpligtet til at gøre det.
9. Overførsel af personlige oplysninger ud af Storbritannien
Vi deler ikke dine personlige oplysninger uden for Storbritannien. 10. Dine rettigheder i henhold til databeskyttelsesloven
Du har følgende rettigheder i henhold til databeskyttelsesloven:
- Retten til at få udleveret en kopi af dine personlige oplysninger (retten til indsigt)
Hvis du indgiver en anmodning om adgang til den registrerede i henhold til dine adgangsrettigheder, skal du være opmærksom på, at vi kan bede dig om flere oplysninger for at bekræfte din identitet og give flere detaljer om din anmodning, før vi efterkommer den. Hvis vi har lov til det, kan vi afvise din anmodning, og i så fald vil vi forklare dig hvorfor.
- Retten til at kræve, at vi retter eventuelle fejl i dine personlige oplysninger
Du kan bede os om at rette eventuelle ukorrekte oplysninger, vi har. Hvor det er relevant, vil vi fortælle dig, hvilke tredjeparter vi har videregivet de unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger til, så du kan tage skridt til at informere dem om enhver berigtigelse, hvis du har brug for det.
- Retten til at kræve, at vi sletter dine personlige oplysninger under visse omstændigheder
Hvis vi er enige i anmodningen, vil vi slette dine data sikkert, men vi vil generelt antage, at du foretrækker, at vi noterer dit navn og din fødselsdato i vores register over personer, der foretrækker ikke at blive kontaktet (dette har til formål at minimere enhver chance for, at vi fortsætter med at indsamle data om dig). Hvis du er uenig i, at vi opbevarer dit navn og din fødselsdato til dette formål, kan du frit skrive til os, som angivet nedenfor, for at fortælle os
- Retten til at kræve, at vi begrænser behandlingen af dine personlige oplysninger under visse omstændigheder
Dine rettigheder gælder i tilfælde af, at du bestrider nøjagtigheden af personoplysningerne, eller du gør indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger på grundlag af vores legitime interesser, eller hvis du mener, at vores behandling af dine oplysninger er ulovlig.
- Retten til at modtage de personlige oplysninger, du har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og/eller overføre disse data til en tredjepart under visse omstændigheder.
Denne ret gælder kun i tilfælde af, at dine personoplysninger er blevet givet til os af dig, og de er blevet behandlet automatisk, og de er blevet behandlet af os baseret på dit samtykke eller for at opfylde kravene i en kontrakt.
- Retten til når som helst at gøre indsigelse mod, at dine personlige oplysninger behandles til direkte markedsføring (herunder profilering); og i visse andre situationer mod vores fortsatte behandling af dine personlige oplysninger.
Generelt vil vi kun være uenige med dig, hvis visse begrænsede betingelser gælder, nemlig at vi kan påvise tvingende grunde til behandling, der tilsidesætter dine interesser, eller at vi behandler dine data til etablering, udøvelse eller forsvar af et retskrav.
- Retten til ikke at være genstand for automatiseret individuel beslutningstagning
Selvom vi kategoriserer vores optegnelser, så de passer til den måde, vi styrer vores virksomhed på, og vi kan vurdere grupper af enkeltpersoner på baggrund af disse kategorier, involverer ingen af disse aktiviteter automatiserede beslutningsværktøjer - der er altid menneskelig interaktion og/eller indgriben i processen.
Hvis du vil gøre brug af en af dine rettigheder, bedes du kontakte os på nedenstående adresse.
11. Sådan kontakter du os
Hvis du har spørgsmål eller bekymringer om brugen af personlige oplysninger, bedes du kontakte Equipmake på tlf. 01953 661200, e-mail: enquires@equipmake.co.uk eller pr. post til Equipmake Ltd, Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU.
12. Sådan indgiver du en klage
Vi håber, at vi vil være i stand til at løse eventuelle spørgsmål eller bekymringer, du måtte have om brugen af dine oplysninger. Du kan også henvende dig til den britiske informationskommissær på 0303 123 1113 eller besøge deres hjemmeside: https://ico.org.uk/concerns
