Stáhněte si kopii našich zásad ochrany osobních údajů:
Equipmake Limited, společnost registrovaná v Anglii a Walesu pod číslem 03402844 se sídlem Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU. (dále jen "my", "nás" nebo "naše") se zavazuje chránit soukromí a bezpečnost všech informací, které uchovává. Je pro nás velmi důležité, abychom zajistili, že s osobními údaji, které nám poskytnete, bude zacházeno s maximální úctou a vaše práva na ochranu osobních údajů budou chráněna.
Naše zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jakým způsobem mohou být shromažďovány vaše osobní údaje, co s nimi děláme, jaká opatření přijímáme k jejich zabezpečení a jaká máte práva a možnosti volby ohledně těchto osobních údajů. Toto oznámení se vztahuje na osobní údaje všech zaměstnanců, uchazečů o zaměstnání, smluvních partnerů, klientů a dodavatelů a dalších osob, jejichž údaje potřebujeme zpracovávat při výkonu naší činnosti.
V průběhu naší činnosti a jako zaměstnavatel budeme zpracovávat vaše osobní údaje buď jako zpracovatel, nebo jako správce údajů, a to vždy v souladu s platnými zákony Spojeného království o ochraně osobních údajů.
1. Co jsou to osobní údaje?
Podle současných pravidel ochrany údajů se "osobními údaji" rozumí informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby.
Osobní údaje odhalující rasový nebo etnický původ, politické názory, náboženské přesvědčení, filozofické přesvědčení nebo členství v odborech, genetické a biometrické údaje nebo údaje týkající se zdraví, sexuálního života nebo sexuální orientace jsou "osobní údaje zvláštní kategorie".
2. Jak používáme osobní údaje
Podle zákonů o ochraně osobních údajů můžeme vaše osobní údaje použít pouze tehdy, pokud k tomu máme zákonný důvod. Tímto důvodem může být:
- splnění našich zákonných a regulačních povinností nebo,
- Za účelem plnění naší smlouvy s vámi nebo za účelem provedení kroků na vaši žádost před uzavřením smlouvy; nebo,
- Pro naše oprávněné zájmy nebo zájmy třetí strany. Oprávněným zájmem je, když máme obchodní nebo komerční důvod pro použití vašich informací, pokud nad ním nepřevažují vaše vlastní práva a zájmy; nebo,
- Pokud jste k tomu dali souhlas.
3. Jak shromažďujeme osobní údaje
Osobní údaje budeme shromažďovat přímo od vás osobně, telefonicky, textově nebo e-mailem. Informace můžeme také shromažďovat z veřejně přístupných zdrojů nebo přímo od třetí strany, případně od třetí strany s vaším souhlasem, ze souborů cookie na našich webových stránkách nebo z našich IT systémů, včetně našich počítačových sítí a připojení, kamerových systémů a systémů kontroly přístupu, komunikačních systémů, e-mailů a systémů rychlého zasílání zpráv.
4. Osobní údaje, které shromažďujeme, a naše zákonné důvod, proč tak činí.
Budeme shromažďovat pouze takové informace, o kterých víme, že je skutečně využijeme, a že máme zákonný důvod tyto údaje zpracovávat. Osobní údaje jsou potřebné k tomu, abychom vám mohli poskytovat naše produkty a/nebo služby, nebo pro účely náboru či zaměstnávání. Pokud osobní údaje, které požadujeme, neposkytnete, může to zpozdit nebo znemožnit, abychom tak mohli učinit zákonně nebo efektivně.
Mezi typy informací, které můžeme shromažďovat a používat, patří:
Pro uchazeče o zaměstnání
- Vaše jméno a kontaktní údaje, včetně e-mailové adresy a telefonního čísla.
- Vaše snímky, včetně jakýchkoli veřejných materiálů na sociálních sítích.
- Informace, které nám umožní ověřit vaši totožnost a imigrační status, což může zahrnovat vaši státní příslušnost, rodný list/pas/vízum nebo občanský průkaz.
- Vzdělání, kvalifikace, osvědčení a historie zaměstnání
- Řidičský průkaz, pokud je to podmínkou práce.
- Podrobnosti o všech dosud nevykonaných trestech nebo o vykonaných trestech, pokud je to pro konkrétní pozice, o které se ucházíte, vyžadováno.
- Kontaktní údaje třetích stran, zejména údaje o vašem rozhodčím.
- Můžeme o vás shromažďovat i další informace, které nejsou podle předpisů považovány za "osobní údaje", například:
o informace o platu a výhodách a vaše očekávání ohledně budoucího platového balíčku.
o Životní styl/volnočasové aktivity
Naším zákonným důvodem pro použití těchto údajů je:
- za účelem splnění zákonné povinnosti, provedení kontroly za účelem zjištění a ověření vaší totožnosti a kontroly vašeho práva pracovat ve Spojeném království.
- Pro účely našich oprávněných zájmů při zvažování vaší vhodnosti pro zaměstnání a při přijímání opatření k uzavření smlouvy.
- Další zpracování nezbytné pro splnění profesních, právních a regulačních povinností, které se vztahují na naše podnikání a vaši žádost o práci.
Pro zaměstnance
- Kromě informací, které získáme pro uchazeče o zaměstnání, budeme shromažďovat také údaje o vašich
rodinný stav, pohlaví a datum narození/věk.
- podrobnosti o absencích a informace o vašem zdravotním stavu/zdravotní kondici, včetně toho, zda máte zdravotní postižení.
- číslo národního pojištění a daňové záznamy - kontaktní údaje třetích stran, zejména kontakty pro případ nouze.
- Informace o vaší pracovní smlouvě, včetně údajů o vašem platu, výhodách, akciových programech a penzijním připojištění.
- Vaše případné členství v odborech
- Informace o vašem používání našich IT, komunikačních a jiných systémů a další monitorovací informace.
- Můžeme o vás shromažďovat i další informace, které se podle předpisů nepovažují za "osobní údaje", jako například
o zápisy ze schůzek, korespondence, dobové záznamy rozhovorů, hodnocení a další záznamy o pracovním výkonu/výstupech.
o vaše stížnosti a disciplinární záznamy
o Bankovní údaje
Naším zákonným důvodem pro použití těchto údajů je:
- Za účelem splnění zákonné povinnosti, provádění kontrol za účelem identifikace a ověření vaší totožnosti a vedení záznamů, které potvrzují vaše trvalé právo pracovat ve Spojeném království.
- Pro účely našich oprávněných zájmů při zvažování vaší vhodnosti pro zaměstnání a při přijímání opatření k uzavření smlouvy.
- Další zpracování nezbytné pro splnění profesních, právních a regulačních povinností, které se vztahují na naše podnikání a vaši žádost o práci.
- Pro plnění smlouvy s vámi jako vaším zaměstnavatelem.
- Další zpracování nezbytné pro splnění profesních, právních a regulačních povinností, které se vztahují na naše podnikání a vaše zaměstnání.
- Pro účely našich oprávněných zájmů z provozních důvodů, včetně školení.
- Statistické analýzy, které nám pomáhají řídit naše podnikání a vyplňovat zákonné výkazy.
- Zajištění bezpečných pracovních postupů, správy zaměstnanců a hodnocení.
Výše uvedené důvody se nevztahují na osobní údaje zvláštní kategorie, které budeme zpracovávat pouze s vaším výslovným souhlasem.
Pro dodavatele, zákazníky a dodavatele
- Osobní údaje vašich zaměstnanců nebo zástupců, jako je jejich jméno, pozice ve vaší organizaci a kontaktní údaje, včetně e-mailové adresy a telefonního čísla.
- Snímky vašich zaměstnanců nebo zástupců
- Můžeme o vás shromažďovat i další informace, které se podle předpisů nepovažují za "osobní údaje", jako například
o Údaje o vaší společnosti
o Informace, které nám umožňují provádět úvěrové nebo jiné finanční kontroly vaší organizace.
Naším zákonným důvodem pro použití těchto údajů je:
- Pro naše oprávněné zájmy při poskytování produktů a/nebo služeb a/nebo při obchodování s vámi.
- k prevenci a odhalování podvodů vůči vám nebo nám
- Provádění kontrol za účelem identifikace našich zákazníků a ověření jejich totožnosti.
- Další zpracování nezbytné pro splnění profesních, právních a regulačních povinností, které se vztahují na naše podnikání.
- Zabránění neoprávněnému přístupu a úpravám systémů
- Aktualizace záznamů o zákaznících
- Marketing našich služeb nebo propagační sdělení*
- Prověřování úvěrových referencí prostřednictvím externích referenčních agentur
* Vaše osobní údaje můžeme použít k zasílání aktuálních informací (e-mailem, textovou zprávou, telefonicky nebo poštou) o našich produktech a/nebo službách. Máme oprávněný zájem zpracovávat vaše osobní údaje pro marketingové nebo propagační účely, takže obvykle nepotřebujeme váš souhlas. Pokud je však souhlas nutný, požádáme o něj zvlášť a jasně.
Máte právo se kdykoli odhlásit z přijímání marketingových nebo propagačních sdělení od nás.
Můžeme vás požádat o potvrzení nebo aktualizaci vašich marketingových preferencí, pokud nás v budoucnu požádáte o poskytování dalších produktů a/nebo služeb nebo pokud dojde ke změnám v zákonech, předpisech nebo struktuře našeho podnikání.
5. Jak sdílíme osobní údaje
Osobní údaje budeme sdílet s:
- Třetí strany, které využíváme k poskytování našich produktů a/nebo služeb, jako jsou poskytovatelé platebních služeb, sklady a doručovací společnosti.
- Další třetí strany, které využíváme k zajištění chodu naší společnosti.
- Vámi schválené třetí strany, například stránky sociálních médií, se kterými se rozhodnete propojit svůj účet, nebo poskytovatelé plateb třetích stran.
- Úvěrové referenční agentury
- Naši pojistitelé a makléři
- Naše banka (banky);
Poskytovatelům služeb umožňujeme nakládat s vašimi osobními údaji pouze tehdy, pokud jsme přesvědčeni, že přijímají vhodná opatření na ochranu vašich osobních údajů. Poskytovatelům služeb, s nimiž můžeme sdílet vaše údaje, rovněž ukládáme smluvní povinnosti, abychom zajistili, že vaše osobní údaje mohou používat pouze k poskytování služeb nám a vám.
Můžeme zveřejňovat a vyměňovat si informace s orgány činnými v trestním řízení a regulačními orgány, abychom splnili naše zákonné a regulační povinnosti.
6. Kde ukládáme osobní údaje
Informace mohou být uchovávány v našich kancelářích, u agentur třetích stran, poskytovatelů služeb, zástupců a agentů.
Některé z těchto třetích stran mohou mít sídlo mimo Evropský hospodářský prostor.
7. Jak dlouho uchováváme osobní údaje
Vaše osobní údaje budeme uchovávat po dobu, kdy vám budeme poskytovat produkty a/nebo služby, nebo během náborového procesu a případně vašeho zaměstnání. Poté budeme vaše osobní údaje uchovávat tak dlouho, jak bude nutné, abychom splnili zákonné požadavky, odpověděli na jakékoli dotazy, stížnosti nebo nároky vznesené vámi nebo vaším jménem; abychom prokázali, že jsme s vámi jednali spravedlivě, a abychom vedli záznamy vyžadované zákonem.
Vaše osobní údaje nebudeme uchovávat déle, než je nezbytné pro účely uvedené v tomto oznámení.
8. Jak uchováváme osobní údaje v bezpečí
Zavedli jsme vhodná bezpečnostní opatření, abychom zabránili ztrátě nebo zneužití osobních údajů či neoprávněnému přístupu k nim. Přístup k osobním údajům mají pouze ti, kteří k tomu mají skutečnou pracovní potřebu. Osoby, které zpracovávají vaše údaje, tak činí pouze oprávněným způsobem a podléhají povinnosti mlčenlivosti.
K ochraně vašich údajů ve všech našich počítačových systémech, sítích, webových stránkách, mobilních aplikacích a kancelářích používáme vhodná technická bezpečnostní opatření včetně přísného šifrování, anonymizace a archivace.
Nikdy vás nebudeme žádat o vaše hesla, ani nebudeme zadávat vaše číslo účtu nebo heslo do e-mailu nebo po následování odkazu z e-mailu.
Veškeré elektronické materiály jsou denně zálohovány a tištěné záznamy jsou uloženy v uzamčené, zabezpečené skříni.
Máme také postupy pro případ podezření na narušení bezpečnosti údajů. V případě podezření na narušení bezpečnosti údajů vás a všechny příslušné regulační orgány informujeme, pokud to po nás zákon vyžaduje.
9. Předávání osobních údajů mimo Spojené království
Vaše osobní údaje nebudeme sdílet mimo Spojené království. 10. Vaše práva podle zákona o ochraně osobních údajů
Podle zákona o ochraně osobních údajů máte následující práva:
- právo na poskytnutí kopie vašich osobních údajů (právo na přístup).
Pokud podáte žádost o přístup k údajům v rámci svých přístupových práv, měli byste vzít na vědomí, že vás můžeme požádat o další informace, abychom ověřili vaši totožnost a poskytli podrobnější informace o vaší žádosti, než jí vyhovíme. Pokud nám to zákon dovoluje, můžeme vaši žádost odmítnout a v takovém případě vám vysvětlíme proč.
- Právo požadovat, abychom opravili chyby ve vašich osobních údajích.
Můžete nás požádat, abychom opravili všechny přesné informace, které máme. V případě potřeby vám sdělíme, kterým třetím stranám jsme nepřesné nebo neúplné osobní údaje poskytli, abyste je mohli informovat o případné opravě, pokud to budete požadovat.
- Právo požadovat, abychom za určitých okolností vymazali vaše osobní údaje.
Pokud s žádostí souhlasíme, vaše údaje bezpečně vymažeme, ale obecně předpokládáme, že si přejete, abychom si vaše jméno a datum narození ponechali v našem registru osob, které si nepřejí být kontaktovány (cílem je minimalizovat možnost, že bychom o vás nadále shromažďovali údaje). Pokud nesouhlasíte s tím, abychom pro tento účel uchovávali vaše jméno a datum narození, můžete nám napsat, jak je uvedeno níže, a sdělit nám to
- Právo požadovat, abychom za určitých okolností omezili zpracování vašich osobních údajů.
Vaše práva se uplatní v případě, že zpochybníte přesnost osobních údajů nebo vznesete námitku proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu našich oprávněných zájmů nebo pokud se domníváte, že vaše údaje zpracováváme protiprávně.
- Právo získat osobní údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a/nebo za určitých okolností předat tyto údaje třetí straně.
Toto právo se uplatní pouze v případě, že jste nám své osobní údaje poskytli, byly zpracovány automaticky a byly námi zpracovány na základě vašeho souhlasu nebo za účelem splnění požadavků smlouvy.
- právo kdykoli vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu (včetně profilování) a v některých dalších situacích proti dalšímu zpracování vašich osobních údajů.
Obecně platí, že s vámi nebudeme souhlasit pouze v případě, že budou splněny určité omezené podmínky, jako například, že můžeme prokázat závažné důvody pro zpracování, které převažují nad vašimi zájmy, nebo že zpracováváme vaše údaje za účelem určení, výkonu nebo obhajoby právního nároku.
- Právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování
Ačkoli naše záznamy kategorizujeme tak, aby odpovídaly způsobu řízení naší činnosti, a na základě těchto kategorií můžeme posuzovat skupiny osob, žádná z těchto činností nezahrnuje automatizované rozhodovací nástroje - vždy se jedná o lidskou interakci a/nebo zásah do procesu.
Pokud chcete uplatnit některé ze svých práv, kontaktujte nás na níže uvedené adrese.
11. Jak nás kontaktovat
Máte-li jakékoli dotazy nebo obavy ohledně používání osobních údajů, kontaktujte prosím společnost Equipmake na tel.: 01953 661200, e-mailu: enquires@equipmake.co.uk nebo poštou na adrese Equipmake Ltd, Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU.
12. Jak podat stížnost
Doufáme, že se nám podaří vyřešit všechny vaše případné dotazy nebo obavy týkající se používání vašich údajů. Případné obavy můžete také sdělit britskému komisaři pro informace na telefonním čísle 0303 123 1113 nebo navštívit jeho webové stránky: https://ico.org.uk/concerns.
