Изтеглете копие от нашите документи за поверителност:
Equipmake Limited, компания, регистрирана в Англия и Уелс под № 03402844 с адрес Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU. (наричана по-нататък "ние", "нас" или "нашата") се ангажира да защитава поверителността и сигурността на цялата информация, с която разполагаме. За нас е много важно да гарантираме, че личната информация, която ни предоставяте, се третира с най-голямо уважение и правата ви за защита на личните данни са защитени.
В нашата Политика за поверителност е обяснено как може да се събира лична информация за вас, какво правим с вашите данни, какви мерки предприемаме, за да ги запазим сигурни, както и какви права и избор имате по отношение на тази лична информация. Настоящото Уведомление се отнася за личните данни на всички служители, търсещи работа лица, изпълнители, клиенти и доставчици, както и на други лица, чиито данни трябва да обработваме в хода на осъществяване на нашата дейност.
В хода на нашия бизнес и като работодател ние ще обработваме вашата лична информация като Обработващ или Контролиращ данните, по всяко време в съответствие с действащите закони за защита на данните в Обединеното кралство и при спазване на тези закони.
1. Какво представлява личната информация?
Съгласно действащите правила за защита на данните "лична информация" означава информация, свързана с идентифицирано или подлежащо на идентифициране лице.
Лична информация, разкриваща расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни и философски убеждения или членство в синдикати, генетични и биометрични данни, както и данни, свързани със здравето, сексуалния живот или сексуалната ориентация, е "лична информация от специална категория".
2. Как използваме личната информация
Съгласно законите за защита на данните можем да използваме вашата лична информация само ако имаме законна причина за това. Това може да бъде:
- За да спазваме нашите законови и регулаторни задължения; или,
- За изпълнение на договора ни с вас или за предприемане на стъпки по ваше искане преди сключването на договор; или,
- За нашите законни интереси или тези на трета страна. Легитимен интерес е, когато имаме бизнес или търговска причина да използваме вашата информация, стига тя да не надделява над вашите собствени права и интереси; или,
- Когато сте дали съгласието си.
3. Как събираме лична информация
Ще събираме лична информация директно от вас лично, по телефона, чрез текст или имейл. Можем също така да събираме информация от публично достъпни източници или директно от трета страна, или от трета страна с ваше съгласие, от бисквитки на нашия уебсайт или от нашите ИТ системи, включително компютърни мрежи и връзки, системи за видеонаблюдение и контрол на достъпа, комуникационни системи, електронна поща и системи за незабавни съобщения.
4. Лична информация, която събираме, и нашите законни причина за това
Ще събираме само информация, която знаем, че ще използваме наистина и че имаме законна причина да обработваме тези данни. Личната информация е необходима, за да ви предоставим нашите продукти и/или услуги или за целите на набиране на персонал или наемане на работа. Ако не предоставите исканата от нас лична информация, това може да забави или да ни попречи да направим това законосъобразно или ефективно.
Видът информация, която можем да събираме и използваме, включва:
За търсещите работа
- Вашето име и информация за контакт, включително имейл адрес и телефонен номер
- Ваши изображения, включително всякакви публични материали в социалните медии
- Информация, която ни позволява да проверим и потвърдим самоличността и имиграционния ви статут, която може да включва вашата националност, гражданство, удостоверение за раждане/паспорт/виза или лична карта.
- Образование, квалификации, сертификати и трудова история
- Когато това е изискване на работата, вашата шофьорска книжка
- Подробна информация за всички невлезли в сила присъди или излезли от сила присъди, когато това се изисква за конкретни длъжности, за които кандидатствате.
- Информация за контакт с трети страни, по-специално данни за вашия съдия
- Възможно е да събираме и друга информация за вас, която не се счита за "лична информация" съгласно разпоредбите, като например:
o Информация за заплащането и обезщетенията, както и очакванията ви за бъдещ пакет от плащания
o Начин на живот/дейности в свободното време
Нашата законна причина да използваме тези данни е:
- За спазване на правно задължение, за извършване на проверки за установяване и потвърждаване на самоличността ви и за проверка на правото ви да работите в Обединеното кралство.
- За целите на нашите легитимни интереси, за да преценим вашата пригодност за работа и да предприемем стъпки за сключване на договор.
- Друга обработка, необходима за спазване на професионалните, правните и регулаторните задължения, които се отнасят до нашия бизнес и до вашето заявление за работа.
За служителите
- В допълнение към информацията, която получаваме за търсещите работа, ще събираме и данни за вашите
семейно положение, пол и дата на раждане/възраст
- Подробности за отсъствията и информация за вашето здраве/фитнес, включително дали имате увреждане.
- Национален осигурителен номер и данъчни документи - Информация за контакт с трети страни, по-специално за спешни случаи
- Информация за вашия трудов договор, включително подробности за вашата заплата, обезщетения, схеми за акции, пенсионни схеми.
- Членството ви в синдикатите, ако е приложимо.
- Информация за използването от Ваша страна на нашите ИТ, комуникационни и други системи, както и друга информация за наблюдение.
- Можем да събираме и друга информация за вас, която не се счита за "лична информация" съгласно разпоредбите, като например
o записки от срещи, кореспонденция, записки от разговори, оценки и други документи, свързани с изпълнението на работата/изхода.
o Вашите жалби и дисциплинарни нарушения
o Банкови данни
Нашата законна причина да използваме тези данни е:
- За спазване на правно задължение, за извършване на проверки за установяване и потвърждаване на самоличността ви и за поддържане на записи, които потвърждават непрекъснатото ви право да работите в Обединеното кралство.
- За целите на нашите легитимни интереси, за да преценим вашата пригодност за работа и да предприемем стъпки за сключване на договор.
- Друга обработка, необходима за спазване на професионалните, правните и регулаторните задължения, които се отнасят до нашия бизнес и до вашето заявление за работа.
- За изпълнение на договор с вас като ваш работодател.
- Друга обработка, необходима за спазване на професионалните, правните и регулаторните задължения, които се отнасят до нашия бизнес и вашата заетост.
- За целите на нашите легитимни интереси по оперативни причини, включително обучение
- Статистически анализ, който ни помага да управляваме бизнеса си и да попълваме законоустановени декларации
- Осигуряване на безопасни работни практики, администриране и оценка на персонала
Изброените по-горе причини не се отнасят за лична информация от специална категория, която ще обработваме само с вашето изрично съгласие.
За изпълнители, клиенти и доставчици
- Лични данни за Вашия персонал или представител(и), като например име, длъжност във Вашата организация и информация за контакт, включително имейл адрес и телефонен номер.
- Снимки на вашия персонал или представител(и)
- Можем да събираме и друга информация за вас, която не се счита за "лична информация" съгласно разпоредбите, като например
o Данни за вашата компания
o Информация, която ни позволява да извършваме кредитни или други финансови проверки на вашата организация.
Нашата законна причина да използваме тези данни е:
- За нашите легитимни интереси да ви предоставяме продукти и/или услуги и/или да водим бизнес с вас
- За предотвратяване и откриване на измами срещу вас или нас
- Извършване на проверки за идентифициране на нашите клиенти и удостоверяване на тяхната самоличност.
- Друга обработка, необходима за спазване на професионалните, правните и регулаторните задължения, които се прилагат към нашия бизнес.
- Предотвратяване на неоторизиран достъп и промени в системите
- Актуализиране на записи на клиенти
- Маркетинг на нашите услуги или рекламни съобщения*
- Проверки на кредитна информация чрез външни агенции за кредитна информация
*Можем да използваме вашата лична информация, за да ви изпращаме актуализации (по имейл, текстово съобщение, телефон или по пощата) за нашите продукти и/или услуги. Имаме законен интерес да обработваме личната ви информация за маркетингови или промоционални цели, така че обикновено не се нуждаем от вашето съгласие. Въпреки това, когато е необходимо съгласие, ние ще поискаме съгласието отделно и ясно.
Имате право да се откажете да получавате маркетингови или рекламни съобщения от нас по всяко време.
Може да поискаме да потвърдите или актуализирате маркетинговите си предпочитания, ако ни инструктирате да предоставим допълнителни продукти и/или услуги в бъдеще или ако има промени в закона, нормативната уредба или структурата на нашия бизнес.
5. Как споделяме лична информация
Ще споделяме лична информация с:
- Трети страни, които използваме, за да ви доставим нашите продукти и/или услуги, като например доставчици на платежни услуги, складове и компании за доставка.
- Други трети страни, които използваме, за да ни помогнат да управляваме бизнеса си
- Трети страни, одобрени от вас, като например сайтове на социални медии, с които сте избрали да свържете профила си, или доставчици на плащания от трети страни.
- Агенции за кредитна информация
- Нашите застрахователи и брокери
- Нашата банка(и);
Позволяваме на нашите доставчици на услуги да обработват вашата лична информация само ако сме убедени, че те предприемат подходящи мерки за защита на вашата лична информация. Освен това налагаме договорни задължения на доставчиците на услуги, с които можем да споделяме вашите данни, за да гарантираме, че те могат да използват вашата лична информация само за предоставяне на услуги на нас и на вас.
Можем да разкриваме и обменяме информация с правоприлагащи органи и регулаторни органи, за да спазваме нашите законови и регулаторни задължения.
6. Къде съхраняваме лична информация
Информацията може да се съхранява в нашите офиси, в агенции на трети страни, доставчици на услуги, представители, агенти.
Някои от тези трети страни може да са базирани извън Европейското икономическо пространство.
7. Колко дълго съхраняваме лична информация
Ще съхраняваме вашата лична информация, докато ви предоставяме продукти и/или услуги, или по време на процеса на набиране на персонал и, ако е необходимо, по време на вашата работа. След това ще съхраняваме личната ви информация толкова дълго, колкото е необходимо, за да спазим законовите изисквания, да отговорим на всякакви въпроси, жалби или искове, отправени от вас или от ваше име; да покажем, че сме се отнесли справедливо към вас, и да водим документация, изисквана от закона.
Няма да съхраняваме вашата лична информация за по-дълго време, отколкото е необходимо за целите, посочени в настоящото известие.
8. Как пазим личната информация
Прилагаме подходящи мерки за сигурност, за да предотвратим загубата, използването или незаконния достъп до лична информация. Само тези, които имат истинска бизнес нужда от достъп до лична информация, могат да я видят. Лицата, които обработват вашата информация, правят това само по упълномощен начин и са задължени да спазват поверителност.
Използваме подходящи технически мерки за сигурност, включително строги техники за криптиране, анонимизиране и архивиране, за да защитим информацията ви във всички наши компютърни системи, мрежи, уебсайтове, мобилни приложения и офиси.
Никога няма да ви питаме за паролите ви, нито ще въвеждаме номера на акаунта или паролата ви в имейл или след като последвате връзка от имейл.
Всички електронни материали се архивират ежедневно, а записите на хартиен носител се съхраняват в заключен, сигурен шкаф.
Разполагаме и с процедури за справяне със съмнения за нарушаване на сигурността на данните. Ще ви уведомим вас и всички приложими регулаторни органи за предполагаемо нарушение на сигурността на данните, когато сме задължени по закон да го направим.
9. Прехвърляне на лична информация извън Обединеното кралство
Няма да споделяме вашата лична информация извън Обединеното кралство. 10. Вашите права съгласно законодателството за защита на данните
Имате следните права съгласно закона за защита на данните:
- Право да получите копие от личната си информация (право на достъп).
Ако подадете искане за достъп до данни от субекта на данни в рамките на правата си за достъп, трябва да имате предвид, че преди да изпълним искането, може да поискаме от вас повече информация, за да потвърдим самоличността ви и да предоставим повече подробности за искането ви. Ако имаме законово право да го направим, можем да отхвърлим искането ви, като в този случай ще ви обясним защо
- Правото да изискате от нас да коригираме всякакви грешки във вашата лична информация.
Можете да поискате от нас да коригираме всяка точна информация, която съхраняваме. Когато е уместно, ще ви кажем на кои трети страни сме разкрили неточните или непълните лични данни, за да можете да предприемете действия да ги информирате за всяко коригиране, ако е необходимо.
- Правото да поискате от нас да изтрием личната ви информация при определени обстоятелства.
Когато се съгласим с искането, ще изтрием данните ви по сигурен начин, но като цяло ще приемем, че бихте предпочели да запазим вашето име и дата на раждане в нашия регистър на лицата, които предпочитат да не се свързват с нас (това има за цел да сведе до минимум възможността да продължим да събираме данни за вас). Ако не сте съгласни да съхраняваме вашето име и дата на раждане за тази цел, можете да ни пишете, както е отбелязано по-долу, за да ни кажете
- Правото да поискате от нас да ограничим обработката на вашата лична информация при определени обстоятелства.
Вашите права се прилагат, ако оспорвате точността на личните данни или възразявате срещу обработването на личните ви данни от наша страна на основание на нашите законни интереси или ако смятате, че обработването на данните ви от наша страна е незаконно.
- Правото да получите личната информация, която сте ни предоставили, в структуриран, широко използван и машинно четим формат и/или да предадете тези данни на трета страна при определени обстоятелства.
Това право се прилага само в случай, че личните ви данни са ни предоставени от вас и са били обработени автоматично, и са били обработени от нас въз основа на вашето съгласие или с цел изпълнение на изискванията на договор.
- Правото да възразите по всяко време срещу обработването на личната ви информация за целите на директния маркетинг (включително профилиране), а в някои други ситуации - срещу продължаването на обработването на личната ви информация.
По принцип ще изразим несъгласие с вас само ако са налице определени ограничени условия, а именно: ако можем да докажем убедителни основания за обработване, които имат предимство пред вашите интереси, или ако обработваме данните ви за установяване, упражняване или защита на правен иск.
- Правото да не бъдете обект на автоматизирано вземане на индивидуални решения
Въпреки че категоризираме нашите записи, за да отговарят на начина, по който управляваме бизнеса си, и можем да оценяваме групи от лица въз основа на тези категории, нито една от тези дейности не включва автоматизирани инструменти за вземане на решения - в процеса винаги има човешко взаимодействие и/или намеса.
Ако желаете да упражните някое от правата си, моля, свържете се с нас на посочения по-долу адрес.
11. Как да се свържете с нас
Ако имате някакви въпроси или притеснения относно използването на лична информация, моля, свържете се с Equipmake на тел.: 01953 661200, имейл: enquires@equipmake.co.uk или по пощата на адрес: Equipmake Ltd, Unit 7, Snetterton Business Park, Snetterton, Norfolk, NR16 2JU.
12. Как да подадете жалба
Надяваме се, че ще успеем да разрешим всички ваши въпроси или притеснения, свързани с използването на вашата информация. Можете също така да повдигнете всякакви въпроси към Комисаря по информацията на Обединеното кралство на телефон 0303 123 1113 или да посетите неговия уебсайт: https://ico.org.uk/concerns
